วิธีการทำงานที่เครื่องบันทึกเงินสด วิธีสร้าง X-report บนเครื่องบันทึกเงินสด: มันคืออะไร, จะยื่นที่ไหน, ความแตกต่างจากรายงาน Z วิธีทำงานกับเครื่องบันทึกเงินสด
การทำงานกับอุปกรณ์เครื่องบันทึกเงินสดเมื่อชำระเงินด้วยเงินสด แคชเชียร์ต้องทำธุรกรรมอย่างถูกต้อง ในกระบวนการรับเงินและออกเอกสารอาจจำเป็นต้องมีข้อมูลปัจจุบัน หน้าที่ที่สำคัญอย่างหนึ่งของอุปกรณ์เครื่องบันทึกเงินสดคือความสามารถในการรับข้อมูลเกี่ยวกับการชำระเงินตั้งแต่เริ่มต้นกะเครื่องบันทึกเงินสดโดยไม่มีการยกเลิก คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับการดำเนินการที่เกิดขึ้นระหว่างกะได้จาก X-report ในบทความเราจะดูวิธีสร้างรายงานการลงทะเบียนเงินสด X ตำแหน่งที่ยื่นและความแตกต่างจากรายงาน Z อย่างไร
ความถี่ของการรวบรวมข้อมูลที่จุดชำระเงิน
เมื่อทำรายงาน X ข้อมูลกะจะไม่ถูกล้าง และรายได้ปัจจุบันจะไม่ถูกรีเซ็ตเป็นศูนย์ คุณสามารถสร้าง X-report ได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง จำนวนครั้งในการสุ่มตัวอย่างจะไม่สะท้อนให้เห็นในรายงานอื่นๆ หรือหน่วยความจำทางการเงินของอุปกรณ์เครื่องบันทึกเงินสด ตัวบ่งชี้ไม่ได้ถูกป้อนลงในบันทึกประจำวันของผู้ดำเนินการแคชเชียร์ ข้อมูลในรายงาน X สะท้อนให้เห็นจากการยกเลิกครั้งก่อน (รุ่นของรายงาน Z) ตั้งแต่จุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงเครื่องบันทึกเงินสดจนถึงเวลาที่ถอนออก
การเอารายงาน X ออกไม่ปิดกะการลงทะเบียนเงินสด ไม่เหมือนรายงาน Z ยกเลิกรายได้ปัจจุบัน เอกสารรายงาน X จะระบุ: “รายงานรายวันโดยไม่มีการยกเลิก”
X-report ใช้สำหรับการควบคุมภายในความเคลื่อนไหวของรายได้ จากข้อมูลที่ได้รับ ผู้ใช้สามารถจัดตำแหน่งตัวบ่งชี้ ตรวจสอบรายรับ และดำเนินการวิเคราะห์การขายอย่างต่อเนื่อง
การเปรียบเทียบคุณสมบัติของ X-report และ Z-report
รายงาน X มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญจากรายงาน Z ในแง่ของวัตถุประสงค์ เอกสาร และผลที่ตามมาของการจัดทำ
| X-รายงาน | Z-รายงาน |
| ใช้เป็นเอกสารการควบคุมภายใน | ใช้โดยผู้ใช้ภายในและภายนอก |
| ข้อมูลจะไม่ถูกถ่ายโอนไปยังสมุดบัญชีหรือทะเบียนอื่น ๆ | ตัวบ่งชี้รายงานทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการกรอกสมุดรายวันเครื่องบันทึกเงินสด |
| เอกสารนี้ไม่ได้ใช้ในการนำเสนอต่อหน่วยงานควบคุม | ผู้ตรวจสอบของ Federal Tax Service มีสิทธิ์ขอข้อมูลจากรายงาน Z เพื่อควบคุมเครื่องบันทึกเงินสดหรือตรวจสอบงานกับเครื่องบันทึกเงินสด |
| การถอนเงินสามารถทำได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง | การถอนเงินในช่วงเวลาเดียวกันจะดำเนินการเพียงครั้งเดียว จะไม่มีการสร้างรายงานอีกครั้ง |
| ไม่มีการเว้นว่างเมื่อสร้างรายงาน | เมื่อมีการสร้างรายงาน รายได้จะถูกยกเลิกและข้อมูลจะถูกบันทึกลงในหน่วยความจำทางการเงิน |
ข้อมูล X-report ช่วยให้คุณสามารถป้องกันการเสียค่าปรับจากการละเมิดวินัยทางการเงิน ลองพิจารณาหนึ่งในกรณีที่เป็นไปได้ของการตรวจสอบตามตัวบ่งชี้ X-report
บริษัท Karamel LLC ตัดสินใจใช้การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยสำหรับการตั้งถิ่นฐานกับลูกค้าผ่านเครื่องบันทึกเงินสด หลังจากเปิดกะทำงาน แคชเชียร์จะฝากเงินเข้าลิ้นชักเงินสดโดยไม่ผ่านรายการ ถือเป็นการละเมิดคำแนะนำ ในระหว่างวันทำงาน ผู้ดูแลระบบของบริษัท "คาราเมล" ตรวจสอบสถานะของการตั้งถิ่นฐานโดยรับ X-report เอกสารไม่ได้สะท้อนถึงการดำเนินการ "ฝากเงิน" เมื่อได้รับกองทุนแลกเปลี่ยน ผู้ดูแลระบบแนะนำให้แคชเชียร์แก้ไขสถานการณ์เพื่อป้องกันไม่ให้มีการปรับในกรณีที่สำนักงานตรวจภาษีของรัฐบาลกลางตรวจสอบ
X-report ฉบับเต็มประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง
ข้อมูลรายงาน X ใช้เพื่อกระทบยอดรายได้ที่ได้รับกับเอกสารที่โพสต์ที่โต๊ะเงินสดเป็นหลัก ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดคือรายงานฉบับเต็มที่มีข้อมูลที่จัดกลุ่มทั่วไป
รายงานถูกสร้างขึ้นเพื่อควบคุมการดำเนินการที่ดำเนินการโดยแคชเชียร์และมีข้อมูลต่อไปนี้:
- จำนวนธุรกรรมที่ดำเนินการในระหว่างงวด
- จำนวนเงินสดที่ได้รับจากลูกค้า
- เงินที่ฝากไว้เป็นชิปต่อรอง
- เช็คจ่ายโดยการโอนเงินผ่านธนาคารโดยใช้บัตร
- จำนวนเงินที่ออกเป็นการคืนเงิน (หากแบบจำลองเครื่องบันทึกเงินสดนี้มีฟังก์ชันที่ระบุในรายงาน)
- จำนวนเงินสดคงเหลือในเครื่องบันทึกเงินสด
- ความพร้อมของเช็คที่รอดำเนินการ
- มีการจัดสรรภาษีและส่วนลดให้
พนักงานเก็บเงินมักใช้ X-report เพื่อตรวจสอบวันที่ เวลา และรายละเอียดขององค์กรเมื่อเริ่มต้นกะ มักตัดสินความสามารถในการให้บริการของอุปกรณ์โดยพิจารณาจากการปฏิบัติตามข้อมูลที่ได้รับในรายงานตามมาตรฐาน ความล้มเหลวเพียงครั้งเดียวในการอ่านค่าตามระยะเวลาไม่ใช่สัญญาณของการล่มสลาย และอาจเกิดจากการกระชากของเครือข่าย หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเป็นประจำในวันที่และเวลา คุณต้องติดต่อฝ่ายบริการลูกค้า สาเหตุของการเสียขึ้นอยู่กับประเภทของอุปกรณ์
ประเภทของรายงาน X
นอกจากรายงานรายวันที่มีข้อมูลรวมแล้ว เมื่อใช้งานเครื่องบันทึกเงินสด ยังสามารถสร้างและพิมพ์รายงานบนตัวบ่งชี้ที่แคบกว่าได้ การสร้างรายงาน X ตามตัวบ่งชี้มีความจำเป็นสำหรับการวิเคราะห์อย่างต่อเนื่องและการควบคุมภายในเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของสินค้าหรือกิจกรรมอุปสงค์ตามแผนก ข้อมูลการวิเคราะห์ของเครื่องบันทึกเงินสดปัจจุบันใช้ในองค์กรการค้าที่มีการหมุนเวียนที่สำคัญ
| มุมมองของรายงาน X แยกตามพารามิเตอร์ | ลักษณะของการสร้างข้อมูล |
| เช็คหรือรายงานเงินสด | รายงานจะถูกสร้างขึ้นตามเช็คที่เจาะต่อกะซึ่งระบุจำนวนเอกสารหรือเงินสดในลิ้นชักเงินสด |
| รายงานเกี่ยวกับแคชเชียร์ | ข้อมูลจะถูกจัดกลุ่มสำหรับแคชเชียร์แต่ละรายตามจำนวนรายได้ที่ได้รับ, จำนวนลูกค้า |
| ข้อมูลแผนก | รายงานจะคล้ายกับการจัดกลุ่มตามพนักงานเก็บเงิน ข้อมูลถูกสร้างขึ้นตามแผนก จำนวน และจำนวนยอดขาย |
| รายงานกิจกรรมการขาย | ข้อมูลจะถูกสร้างขึ้นทุกชั่วโมง โดยระบุกิจกรรมการขายในแง่ของจำนวนเช็ค จำนวนเงินที่ได้รับ เปอร์เซ็นต์ของกิจกรรม |
| ข้อมูลผลิตภัณฑ์ | ข้อมูลจะถูกจัดกลุ่มตามสินค้าที่ขายระหว่างกะเงินสดนับจากวินาทีที่เปิด ข้อมูลถูกใช้เพื่อควบคุมยอดคงเหลือสินค้าคงคลัง |
ลองพิจารณากรณีความจำเป็นในการสร้างรายงาน X เมื่อทำการคืนสินค้า ผู้ซื้อติดต่อบริษัทการค้า Novinka เพื่อส่งคืนผลิตภัณฑ์ที่มีสัญญาณของข้อบกพร่องที่ซ่อนอยู่ ซึ่งซื้อภายในวันเดียวกัน ใบเสร็จรับเงินการซื้อสูญหาย แต่ผู้ขายรับรู้สินค้าว่าขายที่ร้านนี้ เพื่อยืนยันความจริงของการขาย ผู้ดูแลระบบของ บริษัท Novinka ได้จัดทำ X-report การเรียกร้องของผู้ซื้อได้รับการอนุมัติโดยผู้ดูแลระบบโดยที่แคชเชียร์ส่งคืนพร้อมกับการดำเนินการตามพระราชบัญญัติหมายเลข KM-3
กรณีที่แคชเชียร์จำเป็นต้องจัดทำ X-report
ในกระบวนการทำงานกับอุปกรณ์ลงทะเบียนเงินสดแคชเชียร์จะใช้ฟังก์ชันการตรวจสอบรายงานเพื่อดำเนินการดังต่อไปนี้:
- ควบคุมการปิดกะด้วยรายงาน Z โดยแคชเชียร์คนก่อน
- ตรวจสอบข้อมูลเครื่องบันทึกเงินสดเกี่ยวกับวันหรือเวลาที่เริ่มเปิดกะ
- ตรวจสอบการรับเช็คที่เครื่องบันทึกเงินสดในกรณีไฟฟ้าขัดข้องในขณะที่พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน
- การยืนยันการบันทึกจำนวนเงินเมื่อได้รับเช็คพร้อมข้อความว่า “เอกสารไม่ถูกต้อง”
- การให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการหรือแคชเชียร์อาวุโสตามคำขอที่สมเหตุสมผล
หลังจากปิดกะการลงทะเบียนเงินสด ไม่สามารถพิมพ์รายงาน X ได้เอกสารนี้อนุญาตให้คุณรับเฉพาะข้อมูลธุรกรรมปัจจุบันเท่านั้น สามารถรับตัวบ่งชี้การเปลี่ยนแปลงเครื่องบันทึกเงินสดก่อนหน้านี้ได้จากบล็อก EKLZ
บุคคลที่สามารถเข้าถึงการรายงานเกี่ยวกับเครื่องบันทึกเงินสด
การสร้างรายงาน X ปัจจุบันดำเนินการโดยพนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินงานกะเงินสดแบบเปิดหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตรายอื่น บุคคลดังต่อไปนี้มีสิทธิพิมพ์รายงานได้
- พนักงานเก็บเงินที่ทำงานในตำแหน่งและมีข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดชอบทางการเงิน (เงื่อนไขเป็นทางเลือกและกำหนดขึ้นตามดุลยพินิจของนายจ้าง) พนักงานคนอื่น ๆ ขององค์กรแม้จะหยุดทำงานเป็นแคชเชียร์ในช่วงระยะเวลาหนึ่งก็ตาม ไม่มีสิทธิ์ให้บริการเครื่องบันทึกเงินสด แคชเชียร์จะต้องได้รับอนุญาตให้พิมพ์รายงาน X
- ผู้ดูแลระบบ พนักงานเก็บเงินอาวุโสที่มีรหัสผ่านเข้าสู่โหมดการสร้างรายงานโดยไม่มีการยกเลิกรายได้ ผู้จัดการให้สิทธิ์
- ผู้เชี่ยวชาญของศูนย์บริการของศูนย์บริการกลางเมื่อตั้งค่าหรือขจัดปัญหา การเข้าถึงอุปกรณ์มีให้ตามคำร้องขอของผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบ
- ผู้ตรวจสอบหน่วยงานภาษีเมื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามเงินสดและเอกสารของโต๊ะเงินสด KKM โดยได้รับความยินยอมจากผู้จัดการและผ่านบุคคลที่สามารถเข้าถึงได้
ขั้นตอนและความถี่ในการจัดทำรายงานเป็นไปตามคำสั่ง ในกรณีที่ไม่มีคำสั่งและข้อจำกัด แคชเชียร์มีสิทธิ์ตรวจสอบสถานะเงินสดในเครื่องบันทึกเงินสดโดยไม่ได้รับอนุญาตจากฝ่ายบริหาร
ข้อจำกัดในการเข้าถึง X-reports
องค์กรหลายแห่งจำกัดความสามารถของพนักงานเก็บเงินในการรับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของเครื่องบันทึกเงินสด หากห้ามเข้าถึงเครื่องบันทึกเงินสด รหัสผ่านจะถูกตั้งไว้ไม่ตรงกับรหัสผ่านของแคชเชียร์สำหรับการทำงานและการระบุตัวตน
กฎระเบียบภายในอธิบายการเข้าถึงอย่างจำกัดและจัดทำขึ้นเพื่อขจัดสถานการณ์:
- ป้องกันการโจรกรรมเงินสด
- การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของเงินทุนส่วนเกิน
- การชำระคืนส่วนที่ขาดเมื่อมีการระบุในมูลค่าการซื้อขายปัจจุบัน
ในกรณีที่ไม่มีความสามารถของแคชเชียร์ในการถอนรายงาน X ที่ไม่สามารถควบคุมได้ สถานการณ์ของการเปลี่ยนลูกค้าและการขโมยเงินสดส่วนเกินจากลิ้นชักเงินสดจะถูกป้องกัน
ข้อเสียของการเข้าถึงข้อมูลปัจจุบันอย่างจำกัดคือการที่แคชเชียร์ไม่สามารถปรับเปลี่ยนสถานะรายได้ที่ตรวจสอบโดยหน่วยงานควบคุมได้ เมื่อตรวจสอบโดย Federal Tax Service ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมตามแผนหรือเหตุการณ์ตามกำหนดเวลาของแผนกลงทะเบียนเงินสดสถานการณ์อาจเกิดขึ้นซึ่งมีการระบุส่วนเกินในลิ้นชักเงินสดซึ่งจะนำไปสู่การปรับ
ปัญหาในการสร้างหรือพิมพ์รายงาน X
อุปกรณ์บันทึกเงินสดอาจทำงานล้มเหลวก่อนสิ้นสุดอายุการใช้งาน สาเหตุของการชำรุดอาจเกิดจากการบำรุงรักษาอุปกรณ์ที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวของชิ้นส่วนซึ่งขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของอุปกรณ์ ในบางกรณี สามารถระบุรายละเอียดได้โดยการทำ X-report
| ความผิดปกติปรากฏในรายงาน X | สาเหตุของความล้มเหลวของอุปกรณ์ | การดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา |
| เมื่อพิมพ์ X-report ข้อมูลจะไม่สะท้อนให้เห็นบนเทปบันทึกเงินสด | ร้อยเทปเครื่องบันทึกเงินสดไม่ถูกต้อง | คุณจะต้องใส่เทปให้ถูกต้อง |
| ใช้ริบบิ้นผิดประเภท | จำเป็นต้องเปลี่ยนเทปเป็นชนิดที่เหมาะกับรุ่นเครื่องบันทึกเงินสด | |
| บนเทปที่มี X-report ส่วนหนึ่งของข้อความหายไป (มีแถบสีขาวปรากฏขึ้น) | มีความเป็นไปได้ที่หัวพิมพ์จะล้มเหลวหรือเพลาอุดตันได้ | คุณต้องโทรหาช่างเทคนิคจากศูนย์บริการเพื่อทำการวินิจฉัย |
| วันที่และเวลาในรายงาน X จะหายไปเมื่อมีการเปิดเครื่องบันทึกเงินสด | ความล้มเหลวของบอร์ด ตัวสะท้อนควอทซ์ หรือไฟฟ้าขัดข้องของชิปนาฬิกา | คุณจะต้องติดต่อศูนย์บริการเพื่อซ่อมแซมและกำจัดความผิดปกติ |
| ตัวเลขและตัวอักษรพิมพ์ในรายงานได้ไม่ดี พร้อมการปรับปรุงคุณภาพการพิมพ์ไปพร้อมๆ กันเมื่อแบตเตอรี่หมดเป็นเวลานาน | อาจเกิดความล้มเหลวของหัวพิมพ์แบบใช้ความร้อน | จำเป็นต้องเปลี่ยนชิ้นส่วนที่ศูนย์บริการ จำเป็นต้องมีการวินิจฉัยเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดอย่างแม่นยำ |
แบบฟอร์มนี้ไม่ใช่เอกสารทางบัญชีหลัก และไม่อยู่ภายใต้การจัดเก็บเพื่อการบัญชีหรือภาษี บริษัทสามารถบันทึก X-report ที่จัดพิมพ์หลังจากเปิดวันลงทะเบียนเงินสดได้ การยื่นจะดำเนินการพร้อมกันกับรายงาน Z ที่ดำเนินการเมื่อสิ้นสุดกะ
คำตอบสำหรับคำถามเร่งด่วนเกี่ยวกับ X-report
มาดูคำตอบของคำถามที่พบบ่อยที่สุดกัน
(รายงานปัจจุบัน - ไม่มีการเว้นว่าง - โดยไม่ต้องปิด) สามารถรับได้โดยคลิกที่ปุ่มบนแผงด้านบน "เอ็กซ์-รีพอร์ต"หรือ "F1" จากนั้นใช้ลูกศร "ขึ้น" หรือ "ลง" บนแป้นพิมพ์เพื่อเลือกช่อง "สร้าง X-report" แล้วกดปุ่ม "Enter" X-report จะเปิดขึ้นในหน้าต่างปัจจุบันก่อน (รูปที่ X-report) หากคุณต้องการพิมพ์ (หากเชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสด) ให้กดปุ่ม "Enter" รายงานจะถูกพิมพ์ลงบนกระดาษ
"Z-รายงาน"หรือ “F1” จากนั้นใช้ลูกศรลงบนแป้นพิมพ์เพื่อเลือกช่อง “Remove Z-report” แล้วกดปุ่ม “Enter” รายงาน Z จะเปิดขึ้นในหน้าต่างปัจจุบันก่อน (รูปที่ Z-report) หลังจากกดปุ่ม "Enter" รายงานจะถูกพิมพ์บนกระดาษ (เชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสด) กะจะถูกปิดและจำนวนเดบิตจะถูกรีเซ็ตเป็นศูนย์ โปรแกรมจะแสดงข้อความ: “Shift Closed” (รูปที่ปิด Shift) หากกะปัจจุบันยังไม่เปิด เวิร์กสเตชันแคชเชียร์จะแสดงหน้าต่างคำเตือน “กะปิดแล้ว ไม่สามารถดำเนินการได้”
ปิดกะแล้ว
คุณสามารถรับรายงานส่วนได้โดยกด "F1" และใช้ลูกศร "ขึ้น", "ลง" บนแป้นพิมพ์ เลือกช่อง "ลบรายงานส่วน" แล้วกดปุ่ม "Enter"
หากต้องการปิดโปรแกรมให้กด "Ctrl"^"Q" - ในกรณีนี้การแจ้งเตือน (คำขอเพื่อยืนยันการดำเนินการ) จะไม่ปรากฏขึ้น โปรดทราบ: หากในการตั้งค่าสถานที่ทำงานอัตโนมัติของแคชเชียร์ในส่วน "ทั่วไป" มีการตั้งค่าตัวเลือก "ปิดคอมพิวเตอร์เมื่อออกจากโปรแกรม" การดำเนินการนี้จะไม่ปิดคอมพิวเตอร์ เมื่อคุณกดปุ่ม “Alt”^F4 หรือปุ่มที่มีเครื่องหมายกากบาทที่แผงด้านบนทางด้านขวา เวิร์กสเตชันจะแจ้งให้คุณยืนยันการดำเนินการออก (รูปที่ 41) เพื่อยืนยันการทำงานให้เสร็จสิ้นให้กดปุ่ม "Enter" เพื่อยกเลิกการกระทำ - "ลูกศรขวา" เป็น "ยกเลิก" จากนั้น "Enter"
ออกจากโปรแกรม
X, Z – รายงานธนาคารและการพิมพ์เช็คล่าสุดที่ออกโดยธนาคาร
การลบ (รับ) X – รายงาน(รายงานปัจจุบัน) – โดยไม่ต้องเว้นว่าง – โดยไม่ต้องปิด) สามารถรับได้โดยคลิกที่ปุ่มบนแผงด้านบน "รายงานเทอร์มินัล X"หรือ "F1" จากนั้นใช้ลูกศร "ขึ้น" หรือ "ลง" บนแป้นพิมพ์เพื่อเลือก "รายงานธนาคาร" กดปุ่ม "Enter" และเลือกช่อง "Request X-report" กดปุ่ม "Enter" รายงานจะแสดงบนเครื่องเทอร์มินัลของธนาคาร
รับ (รับ) Z – รายงาน(การปิด, การดับเพลิง) สามารถรับได้โดยคลิกที่ปุ่มที่แผงด้านบน "รายงานเทอร์มินัล Z"หรือ "F1" จากนั้นใช้ลูกศร "ขึ้น" หรือ "ลง" บนแป้นพิมพ์เพื่อเลือก "รายงานธนาคาร" กดปุ่ม "Enter" และเลือกช่อง "ขอรายงาน Z (การกระทบยอดผลรวม)" กดปุ่ม "ใส่รหัส. รายงาน Z สำหรับเทอร์มินัลจะถูกพิมพ์ (การกระทบยอดผลรวม) กะสำหรับธนาคารจะถูกปิด หากต้องการพิมพ์เช็คที่ผ่านรายการล่าสุดสำหรับธนาคาร คุณต้องกดปุ่ม "F1" โดยใช้ลูกศรลง เลือก "รายงานธนาคาร" กดปุ่ม "Enter" และเลือกช่อง "พิมพ์เช็คที่ผ่านรายการล่าสุด" หน้าต่างจะปรากฏขึ้นโดยคุณต้องเลือกใบเสร็จที่คุณต้องการพิมพ์
การดำเนินการกับเครื่องบันทึกเงินสดเป็นชุดฟังก์ชันหลักสำหรับการทำงานกับนายทะเบียนการคลัง การดำเนินการถูกเรียกจากเดสก์ท็อปโดยใช้ปุ่ม
หลักการทำงาน
โดยการดำเนินการกับเครื่องบันทึกเงินสดเราหมายถึงการดำเนินการต่อไปนี้:
1. การทำรายงาน Z รายงาน Z (รายงานที่มีการยกเลิก) เป็นรายงานขั้นสุดท้ายสำหรับวันเงินสดปัจจุบัน ด้วยการถอนรายงาน Z วันเงินสดปัจจุบันจะสิ้นสุดลงและวันเงินสดใหม่จะเริ่มต้นขึ้น
2. ทำลายเช็คศูนย์เพื่อตรวจสอบการทำงานของเครื่องบันทึกเงินสด
3. ตรวจสอบเวลาในเครื่องบันทึกเงินสดและในระบบ และหากจำเป็น ให้ซิงโครไนซ์เวลา
4. การรับ X-report X-report (รายงานโดยไม่มีการยกเลิก) เป็นอะนาล็อกของ Z-report (รายงานพร้อมการยกเลิก) ซึ่งแตกต่างจากรายงานเฉพาะตรงที่จะไม่ปิดวันเงินสด โดยปกติจะใช้ระหว่างกะเพื่อค้นหาผลรวมย่อยสำหรับวันเงินสดและถอนรายได้
5. การฝากเงินสดเข้าเครื่องบันทึกเงินสด เช่น การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ
6. การถอนเงินสดออกจากเครื่องบันทึกเงินสด เช่น รายได้.
การดำเนินการใด ๆ ด้วยเครื่องบันทึกเงินสดสามารถดำเนินการได้จากงาน " บริกร“และจากภารกิจ” ผู้ดูแลห้องโถง".
บทสนทนาการดำเนินงานกับเครื่องบันทึกเงินสด
Tab คำสั่งพื้นฐานพร้อมเครื่องบันทึกเงินสด " ขั้นพื้นฐาน" คือชุดของการดำเนินการที่ใช้บ่อยที่สุด เราถือว่าแคชเชียร์หรือบาร์เทนเดอร์ที่ใช้เครื่องบันทึกเงินสดและทำหน้าที่เป็นแคชเชียร์ได้อ่านคู่มือการใช้เครื่องบันทึกเงินสดและได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมแล้วและเราไม่ได้ลงรายละเอียด ตัวอย่างเช่นเกี่ยวกับอะไรเช่นรายงาน Z คืออะไรและมีขั้นตอนและข้อบังคับในการถอดออกวิศวกรบริการเงินสดและตัวแทนของบริการภาษีสามารถให้ข้อมูลที่ครอบคลุมได้
สามารถใช้คำสั่งพื้นฐานได้ตลอดทั้งวันระหว่างกะ
การพิมพ์เช็คเป็นศูนย์
"พิมพ์เช็คศูนย์" - เจาะเช็คเปล่าซึ่งจะเปิดลิ้นชักเก็บเงิน
การลบรายงาน X
"ถอดออก X-รายงาน" - ลบรายงานพร้อมการยกเลิก
การทำรายงาน Z
"ถอดออก Z-รายงาน" - ลบรายงานพร้อมการยกเลิก
การกระทบยอดเช็ค
รายงาน " การกระทบยอดเช็ค" มีอธิบายไว้ด้านล่างในส่วน "รายงาน"
การฝากเงินเข้าเครื่องบันทึกเงินสด
"ฝากเงิน" - ฝากเงินเปลี่ยนเข้าเครื่องบันทึกเงินสด
เบิกเงิน
"เบิกเงิน" - ถอนเงินออกจากเครื่องบันทึกเงินสด
บริการ
บุ๊คมาร์ค " บริการ" มีสองคำสั่งบริการ
รายชื่อเครื่องบันทึกเงินสดที่ใช้งานอยู่
เนื่องจากในระบบอาจมีเครื่องบันทึกเงินสดได้หลายเครื่อง เราจึงเลือกอุปกรณ์ที่ต้องการในรายการและดำเนินการคำสั่งสำหรับอุปกรณ์ที่เลือก
"ตั้งเวลา" - ซิงโครไนซ์เวลาของคอมพิวเตอร์และผู้รับจดทะเบียนทางการเงิน เมื่อการตรวจสอบศูนย์เสียหายการตรวจสอบเวลาก็จะเกิดขึ้นเช่นกัน แต่ด้วยคำสั่งนี้คุณสามารถบังคับการซิงโครไนซ์ได้
"ปิดเช็ค" - การแก้ไขสถานการณ์ฉุกเฉินการปิดเช็ค เนื่องจากการสื่อสารขัดข้อง ไฟฟ้าขัดข้อง หรือด้วยเหตุผลอื่นใด เช็คที่ปิดล่าสุดอาจยังคงอยู่ในหน่วยความจำของนายทะเบียนการคลัง คำสั่งนี้บังคับให้ปิดเช็คและส่งกลับ นายทะเบียนการคลังเข้าสู่การดำเนินงานตามปกติในการตรวจสอบสถานะแบบเปิดไม่สามารถดำเนินการใด ๆ กับนายทะเบียนได้หากการปิดเช็คไม่ได้นำไปสู่ผลลัพธ์ที่เป็นบวกคุณควรติดต่อวิศวกรบริการเครื่องบันทึกเงินสด
ข้อผิดพลาด KKM
ในส่วนนี้ เราจะให้คำอธิบายข้อผิดพลาดของเครื่องบันทึกเงินสดพร้อมวิธีการกำจัด
| ข้อความ เกี่ยวกับข้อผิดพลาด/คำอธิบายของสถานการณ์ |
การวินิจฉัย | การกระทำของคุณ |
| "ไม่ได้ติดตั้งไดรเวอร์ KKM!" | ไม่ได้ติดตั้งไดรเวอร์ KKM บนระบบ | จำเป็นต้องเรียกใช้บริการของวิศวกรเครื่องบันทึกเงินสด |
| แทนที่จะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งจะถูกพิมพ์บนเครื่องบันทึกเงินสด | เครื่องบันทึกเงินสดได้รับการกำหนดค่าไม่ถูกต้องในระบบ | ติดต่อผู้เชี่ยวชาญการตั้งค่า SBS++ |
| "คำสั่งไม่รองรับในโหมดนี้" "เกิดข้อผิดพลาดขณะพยายามลงทะเบียนการขาย" |
1. ไม่ได้รายงาน Z-report 2. การดำเนินการก่อนหน้าล้มเหลวในการปิดการตรวจสอบ |
1. ถอดออก รายงาน Z กะอาจเปิดมานานกว่า 24 ชั่วโมงแล้ว 2. ปิดเช็ค |
| “โปรดทราบ!!! ใส่เทปใบเสร็จใหม่!” "โปรดทราบ!!! ใส่เทปควบคุมอันใหม่!" |
เครื่องบันทึกเงินสดมีใบเสร็จรับเงินหรือเทปควบคุมไม่เพียงพอ ไฟแสดงสถานะสีแดงบนเครื่องบันทึกเงินสดเปิดอยู่ |
1. ใส่เทปใหม่ 2. หากใส่เทปอย่างถูกต้อง ไฟสีแดงจะหยุดกระพริบ 3. คลิก< เข้าสู่> หรือคลิกด้วยเมาส์หรือนิ้วหากหน้าจอสัมผัสอยู่บนปุ่ม< ตกลง> |
| "มูลค่าส่วนลดเกิน 100%!" | ส่วนลดที่ใช้กับคำสั่งซื้อเกิน 100% นายทะเบียนการคลังไม่สามารถดำเนินการดังกล่าวได้ | ลบส่วนลดทั้งหมดออกจากคำสั่งซื้อแล้ว "นำไปใช้" อีกครั้ง หากส่วนลดดังกล่าวปรากฏขึ้นเมื่อรูดบัตรส่วนลดของลูกค้า โปรดแจ้งผู้ดูแลระบบของคุณ |
| เมื่อฉันพยายามเจาะเช็คก็ไม่มีอะไรเกิดขึ้น | 1.
คุณกำลังพยายามทะลุผ่านจำนวนศูนย์ 2. เครื่องบันทึกเงินสดถูกปิด 3. ไม่ได้กำหนดค่า KKM |
1.
ตรวจสอบออก ผลรวมของรายการที่ถูกเจาะแตกต่างจากศูนย์ 2. เปิด KKM และดำเนินการซ้ำ 3. ติดต่อบริการของวิศวกรเครื่องบันทึกเงินสดหรือผู้ดูแล SBS++ |
| เมื่อคุณพยายามเจาะเช็คหรือบัญชี ข้อความ “ไม่มีการเชื่อมต่อกับเครื่องบันทึกเงินสด” | 1.
เครื่องบันทึกเงินสดอาจถูกปิดอยู่ 2. เครื่องบันทึกเงินสดเปิดอยู่ แต่ถอดสายอินเทอร์เฟซออก 3. ความล้มเหลวของ KKM |
1.
เปิดเครื่องบันทึกเงินสดทำซ้ำการดำเนินการ 2. ตรวจสอบการเชื่อมต่อของสายอินเตอร์เฟซ KKM 3. โทรหาวิศวกรเครื่องบันทึกเงินสด |
| เวลาเจาะที่ไม่ถูกต้องจะถูกพิมพ์ลงบนใบเสร็จรับเงิน | เวลาบนเครื่องบันทึกเงินสดไม่ถูกต้อง (ความล้มเหลว การเปลี่ยนแปลงเวลา) | รอจนถึงสิ้นสุดวันเงินสดแล้วถอนออก Z-report ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวลาของระบบ (บนคอมพิวเตอร์) ถูกต้อง และเจาะเช็คศูนย์ (ระบบจะซิงโครไนซ์เวลาโดยอัตโนมัติ) |
| "ทรัพยากรชั่วคราวของ EKLZ หมดแล้ว" | ระยะเวลาการใช้ ECLZ หมดอายุแล้ว | ติดต่อวิศวกรบริการของ KKM เพื่อขอเปลี่ยน ECLZ ตรวจสอบวันหมดอายุของ ECLZ ล่วงหน้า |
การทำงานกับเครื่องบันทึกเงินสดต้องใช้ทักษะบางอย่าง แคชเชียร์จะต้องรู้ความซับซ้อนทั้งหมดในการทำงานกับเครื่องบันทึกเงินสด สามารถกรอกบันทึกของพนักงานแคชเชียร์ รับรายงาน Z และ X และแน่นอนว่ามีประสบการณ์ในการปิดเครื่องบันทึกเงินสด
วิธีการใช้งานเครื่องบันทึกเงินสด
การเตรียม KKM เบื้องต้นสำหรับการดำเนินงานดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญจากศูนย์บริการทางเทคนิค (TSC) ของคุณ เมื่อนำเครื่องบันทึกเงินสดไปใช้งานจะมีพนักงานเก็บเงินอยู่ - ผู้รับผิดชอบทางการเงิน ตัวแทนของศูนย์บริการกลางตรวจสอบความสามารถในการให้บริการของเครื่องบันทึกเงินสด ทดสอบการทำงาน และป้อนข้อมูลสำหรับรายละเอียดใบเสร็จรับเงินที่ต้องการ
การทำงานกับเครื่องบันทึกเงินสดสามารถมอบหมายให้กับพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมพิเศษเท่านั้น (เช่น ที่ศูนย์บริการกลางหรือเพียงอยู่ในกระบวนการแต่งตั้งเข้ารับตำแหน่ง) จะต้องสรุปข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดชอบทางการเงินทั้งหมดกับพนักงานเก็บเงิน หากคุณเป็นกรรมการหรือผู้ประกอบการรายบุคคล คุณสามารถทำงานที่เครื่องบันทึกเงินสดเป็นการส่วนตัวได้
ความรับผิดชอบของผู้อำนวยการและแคชเชียร์เมื่อทำงานกับเครื่องบันทึกเงินสด
ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับเครื่องบันทึกเงินสด กุญแจเครื่องบันทึกเงินสดจะถูกเก็บไว้กับคุณ ก่อนเริ่มงาน คุณ รองของคุณ ผู้ดูแลระบบที่ปฏิบัติหน้าที่ หรือหัวหน้าแคชเชียร์ (อาวุโส) (ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจของคุณ) ให้แคชเชียร์รับเงิน:
- กุญแจสำหรับลงทะเบียนเงินสดและลิ้นชักเก็บเงิน
- ธนบัตรและเหรียญสำหรับการเปลี่ยนแปลง
- อุปกรณ์เสริมที่จำเป็นสำหรับการใช้งานและบำรุงรักษาเครื่องบันทึกเงินสด (เทปใบเสร็จ ริบบิ้นหมึก เครื่องมือ เช่น แปรงทำความสะอาด และแหนบสำหรับดึงเทปที่ติดอยู่)
นอกจากนี้ ก่อนที่จะทำงานที่เครื่องบันทึกเงินสด คุณหรือตัวแทนที่ได้รับอนุญาตของคุณต้องร่วมกับแคชเชียร์:
- ตรวจสอบการอ่านเคาน์เตอร์ส่วนและส่วนควบคุมด้วยข้อมูลในสมุดบัญชีแคชเชียร์สำหรับวันทำการก่อนหน้า
- ป้อนข้อมูลนี้ในหนังสือสำหรับวันปัจจุบันและรับรองด้วยลายเซ็นของคุณ
- วาดจุดเริ่มต้นของเทปควบคุม - ระบุประเภทและหมายเลขของเครื่องบันทึกเงินสด, วันที่และเวลาเริ่มทำงาน, การอ่านมิเตอร์;
- ปิดล็อคการอ่านมิเตอร์เงินสด
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องบันทึกเงินสดอยู่ในสภาพใช้งานได้และพร้อมใช้งาน
หลังจากนั้นคุณให้กุญแจแก่แคชเชียร์ - เขาสามารถเริ่มทำงานได้
วิธีสร้าง X-report ใน KKM
รายงาน X จะแสดงธุรกรรมที่ดำเนินการและจำนวนเงิน และช่วยให้คุณสามารถควบคุมรายได้ได้ แคชเชียร์หยิบรายงาน X ฉบับแรกออกมาตอนเริ่มต้นวัน หลังจากที่เขาเชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสดเข้ากับไฟฟ้าแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเศษแสดงเลขศูนย์ ร้อยด้ายใบเสร็จรับเงินและเทปควบคุม ตรวจสอบวันที่ และหากจำเป็น ให้แก้ไขให้ถูกต้อง ด้วยตนเอง รายงาน X ที่จุดเริ่มต้นของวันจะตรงกับข้อมูลจากสมุดรายวันของผู้ปฏิบัติงานแคชเชียร์ (แบบฟอร์ม KM-4) สำหรับวันก่อนหน้า
ไม่เพียงแต่คุณสามารถถ่ายภาพ X-report ฉบับเต็มได้ แต่ยังแยกกันสำหรับแต่ละแผนกหรือผลิตภัณฑ์ รวมถึงแคชเชียร์ด้วย คุณสามารถขอรายงานดังกล่าวกี่ครั้งก็ได้ในระหว่างวัน เช่น เมื่อสิ้นสุดกะแต่ละกะ ไม่เหมือนกับรายงาน Z ตรงที่รายงาน X ไม่ได้รีเซ็ตรายได้
เมื่อส่งออกรายงาน X ข้อมูลจะถูกกระทบยอดกับจำนวนรายได้จริงในลิ้นชักเงินสด รายงาน X สุดท้ายจะถูกนำไปใช้ ณ สิ้นวันระหว่างการกระทบยอดรายได้ขั้นสุดท้าย (ระหว่างการรวบรวม)
เครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์ 54-FZ Business.Ru ใน 1 วัน! คุณสามารถรับแอปพลิเคชันที่สะดวกสบายได้ในคลิกเดียว ซึ่งรวมถึงการสนับสนุนสำหรับผู้ขายแคชเชียร์ โปรแกรมคลังสินค้าที่สะดวกสบาย และเครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์พร้อมระบบการเงิน
วิธีการใช้งานเครื่องบันทึกเงินสด
เมื่อเริ่มต้นการทำงานกับเครื่องบันทึกเงินสด แคชเชียร์จะเจาะเช็คศูนย์หลายรายการเพื่อตรวจสอบความสามารถในการให้บริการของเครื่องบันทึกเงินสด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานเก็บเงินของคุณคำนวณและแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงยอดรวมของการซื้อ ระบุวิธีการชำระเงิน (เงินสดหรือบัตร) และหากเครื่องบันทึกเงินสดไม่รับบัตรกะทันหัน พวกเขาจะเตือนลูกค้าเกี่ยวกับเรื่องนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานเก็บเงินออกใบเสร็จให้กับลูกค้า หากคุณไม่ต้องการถูกปรับ
จำเป็นต้องมีการกระทำตามแบบฟอร์ม KM-3 เมื่อใด
การดำเนินการคืนเงินให้กับลูกค้าในแบบฟอร์ม KM-3 จะถูกร่างขึ้นในสำเนาหนึ่งชุด ณ สิ้นวันเมื่อมีการส่งมอบรายได้ แคชเชียร์ลงนามและคุณอนุมัติ จะต้องใช้พระราชบัญญัติ KM-3 เฉพาะในกรณีที่:
- ลูกค้าปฏิเสธการซื้อและออกเงินคืน
- แคชเชียร์ทำผิดพลาด
ในกรณีที่สองแคชเชียร์จะต้องเคาะเช็คที่ถูกต้องทันทีและมอบให้กับลูกค้า เช็คที่มีข้อผิดพลาดถูกยกเลิกและยื่นฟ้อง (เนื่องจากเช็คจางลงอย่างรวดเร็วจึงควรคัดลอกทันที)
แบบฟอร์ม KM-3 ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องบันทึกเงินสด แคชเชียร์ และโปรแกรมบัญชีของคุณ พระราชบัญญัติยังรวมถึงจำนวนและจำนวนเงินของเช็คแต่ละรายการด้วย
กำลังปิดเครื่องบันทึกเงินสด วิธีสร้างรายงาน Z ใน KKM
ในตอนท้ายของวัน คุณต้องตรวจสอบใบเสร็จรับเงินที่เครื่องบันทึกเงินสดพร้อมกับค่าที่อ่านได้จากเครื่องบันทึกเงินสด คุณสามารถทำได้โดยใช้ X-report จากนั้นจะมีการรวบรวมรายงาน Z ของแคชเชียร์ซึ่งประกอบด้วย:
- ควบคุมข้อมูลการลงทะเบียนในตอนต้นและตอนท้ายของวัน
- จำนวนรายได้
- ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนเงินทั้งหมดและเช็คที่ส่งคืนให้กับลูกค้า เช็คที่ถูกยกเลิก
- ข้อมูลเกี่ยวกับส่วนลด
แคชเชียร์จะไม่มอบรายได้จนกว่ารายงาน Z จะเสร็จสิ้น ลงนามส่วนท้ายของเทปควบคุม (สิ่งพิมพ์) ของรายงาน Z ซึ่งระบุประเภทและหมายเลขของเครื่องบันทึกเงินสด การอ่านเคาน์เตอร์ควบคุม จำนวนเงิน รายได้ วันที่และเวลาที่เสร็จสิ้นงาน ตามรายงานนี้ แบบฟอร์มการรายงานอื่น ๆ จะถูกกรอก - ตัวอย่างเช่น บันทึกของพนักงานแคชเชียร์
พนักงานเก็บเงินมอบเงินและรายงานเงินสดในแบบฟอร์ม KM-6 ให้กับแคชเชียร์อาวุโส (หัวหน้า) หากคุณมีเครื่องบันทึกเงินสดหนึ่งหรือสองเครื่อง รายได้จะถูกส่งมอบให้กับผู้สะสมโดยตรง จากนั้นแคชเชียร์จะต้องกรอกบันทึก ตรวจสอบสภาพของเครื่องบันทึกเงินสด และเตรียมพร้อมสำหรับวันพรุ่งนี้ ปลดการเชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสดออกจากเครือข่าย ปิดฝาด้วยผ้าคลุม และมอบกุญแจให้กับคุณโดยที่ไม่ลงลายมือชื่อ
วิธีกรอกบันทึกแคชเชียร์ - ผู้ประกอบการ
กฎสำหรับการเก็บบันทึกประจำวันของผู้ดำเนินการแคชเชียร์นั้นคล้ายคลึงกับกฎในการกรอกสมุดบัญชีของผู้ดำเนินการแคชเชียร์ที่เคยใช้มาก่อน บันทึกถูกสร้างขึ้นสำหรับเครื่องบันทึกเงินสดแต่ละเครื่องแยกกันหรือบันทึกร่วมกันสำหรับเครื่องบันทึกเงินสดทั้งหมด
โดยทั่วไปการลงทะเบียนนี้จะถูกเก็บรักษาไว้ในแบบฟอร์มหมายเลข KM-4 แต่อนุญาตให้กรอกสมุดบันทึกของผู้ดำเนินการแคชเชียร์ในแบบฟอร์มตัวย่อหมายเลข KM-5 หากติดตั้งเครื่องบันทึกเงินสดที่เคาน์เตอร์ร้านค้า พนักงานเสิร์ฟที่ร้านจัดเลี้ยงก็ใช้เครื่องแบบ KM-5 เช่นกัน
รายการในบันทึกประจำวันของผู้ดำเนินการแคชเชียร์ทำด้วยหมึกหรือปากกาลูกลื่นโดยไม่มีรอยเปื้อน การแก้ไขได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของแคชเชียร์และผู้บริหาร (นั่นคือลายเซ็นของคุณ)
หากมีการเก็บสมุดรายวันหนึ่งรายการสำหรับเครื่องบันทึกเงินสดทั้งหมด รายการจะเรียงลำดับตามหมายเลขของเครื่องบันทึกเงินสด โดยธรรมชาติแล้วข้อมูลทั้งหมดจะถูกป้อนตามลำดับเวลา
ควรเก็บนิตยสารดังกล่าวพร้อมกับเอกสารสำคัญอื่นๆ เช่น หนังสือเดินทางเครื่องบันทึกเงินสด ไว้กับคุณ
สมุดรายวันจะถูกกรอกทุกวันหลังจากนำรายงาน Z ไปที่เครื่องบันทึกเงินสด ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ เช็คที่ลูกค้าส่งคืน และจำนวนเช็คเป็นศูนย์ต่อวันหรือต่อกะ สมุดรายวันยังสะท้อนถึงข้อมูลเกี่ยวกับการขาดแคลนหรือส่วนเกิน หากผลลัพธ์ของยอดเงินในเทปควบคุมแตกต่างจากรายได้
