Come lavorare alla cassa. Come fare un rapporto X su un registratore di cassa: cos'è, dove archiviarlo, la differenza da un rapporto Z Come lavorare con un registratore di cassa
Lavorare con le apparecchiature del registratore di cassa quando si effettuano pagamenti in contanti richiede che il cassiere conduca le transazioni in modo accurato. Nel processo di accettazione di fondi e di emissione di documenti, potrebbero essere richiesti dati aggiornati. Una delle funzioni importanti delle apparecchiature del registratore di cassa è la possibilità di ottenere informazioni sui pagamenti dall'inizio del turno di cassa senza annullamento. Puoi conoscere le operazioni eseguite durante il turno dall'X-report. Nell'articolo vedremo come creare un report del registratore di cassa X, dove viene archiviato e in cosa differisce dal report Z.
Frequenza di raccolta dei dati alla cassa
Quando viene creato un rapporto X, i dati del turno non vengono cancellati e le entrate correnti non vengono azzerate. Puoi generare un X-report un numero illimitato di volte. Il numero di tempi di campionamento non si riflette in altri report o nella memoria fiscale delle apparecchiature del registratore di cassa. Gli indicatori non vengono inseriti nel giornale del cassiere-operatore, i dati nel rapporto X riflettono la cancellazione precedente (generazione del rapporto Z), dall'inizio del turno di cassa fino al momento del ritiro.
La rimozione del rapporto X non chiude il turno del registratore di cassa, diversamenteRapporto Z con annullamento delle entrate correnti. Il documento del rapporto X indicherà: "report giornaliero senza annullamento".
Il rapporto X viene utilizzato per il controllo interno del movimento delle entrate. Sulla base dei dati ottenuti, gli utenti possono allineare gli indicatori, controllare le entrate e condurre analisi continue delle vendite.
Confronto delle caratteristiche di X-report e Z-report
Il rapporto X presenta differenze significative rispetto al rapporto Z in termini di scopo, documentazione e conseguenze della sua formazione.
| Rapporto X | Rapporto Z |
| Utilizzato come documento di controllo interno | Utilizzato da utenti interni ed esterni |
| I dati non vengono trasferiti ai libri contabili o ad altri registri | Gli indicatori del rapporto servono come base per la compilazione del giornale del registratore di cassa |
| Il documento non viene utilizzato per la presentazione alle autorità di controllo | Gli ispettori del Servizio fiscale federale hanno il diritto di richiedere dati dai rapporti Z per controllare il registratore di cassa o verificare il lavoro con i registratori di cassa |
| I prelievi possono essere effettuati un numero illimitato di volte | I prelievi per lo stesso periodo vengono effettuati una volta, il rapporto non viene creato nuovamente |
| Non viene eseguita alcuna cancellazione durante la generazione di un report. | Quando viene generato il report, il ricavo viene cancellato e i dati vengono registrati nella memoria fiscale |
I dati del rapporto X consentono di prevenire le multe imposte per violazione della disciplina di cassa. Consideriamo uno dei possibili casi di monitoraggio basato su indicatori X-report.
La società Karamel LLC ha deciso di utilizzare il resto per i pagamenti con i clienti tramite i registratori di cassa. Dopo l'apertura del turno, la cassiera ha depositato l'importo nella cassa senza registrarlo, contravvenendo alle istruzioni. Durante la giornata lavorativa, l'amministratore della società "Caramel" ha verificato lo stato degli accordi emettendo un rapporto X. Il documento non rifletteva l'operazione di “deposito” al ricevimento del fondo di cambio. L'amministratore ha suggerito al cassiere di correggere la situazione, evitando una possibile multa in caso di ispezione da parte dell'Ispettorato del servizio fiscale federale.
Quali dati contiene un X-report completo?
Le informazioni del report X vengono utilizzate principalmente per riconciliare le entrate ricevute con i documenti registrati nel registratore di cassa. L'opzione più comune è un rapporto completo con dati generali raggruppati.
Il report viene generato per controllare le azioni eseguite dal cassiere e contiene i seguenti dati:
- Il numero di transazioni effettuate durante il periodo.
- Importi di denaro ricevuti dai clienti.
- Fondi depositati come merce di scambio.
- Assegni pagati tramite bonifico bancario utilizzando carte.
- Importi emessi a titolo di rimborso (se questo modello di registratore di cassa ha la funzione specificata nel report).
- L'importo del saldo in contanti nel registratore di cassa.
- Disponibilità di assegni pendenti.
- Tasse assegnate e sconti previsti.
I cassieri utilizzano spesso il rapporto X per verificare la data, l'ora e i dettagli dell'azienda all'inizio del turno e in base alla conformità dei dati ottenuti nel rapporto con la norma, viene spesso giudicata la funzionalità dell'attrezzatura. Un guasto una tantum nelle letture del periodo non è un segno di guasto e può essere causato da un sovraccarico di rete. Se si verificano errori regolarmente ricorrenti nella data e nell'ora, è necessario contattare il servizio clienti. La causa del guasto dipende dal tipo di attrezzatura.
Tipi di rapporti X
Oltre ai report giornalieri con dati aggregati, quando si utilizza un registratore di cassa, è possibile generare e stampare un report su indicatori più ristretti. La generazione di report X basati su indicatori è necessaria per l'analisi continua e il controllo interno sulla circolazione delle merci o sull'attività della domanda per reparto. I dati analitici dell'attuale registratore di cassa vengono utilizzati nelle organizzazioni commerciali con un fatturato significativo.
| Visualizzazione dell'X-report suddiviso per parametri | Caratteristiche della generazione dei dati |
| Assegno o rapporto di cassa | Il report viene generato sulla base degli assegni timbrati per turno che indicano gli importi di documenti o contanti nel cassetto cassa |
| Rapporto sui cassieri | I dati sono raggruppati per ciascun cassiere in base all'importo delle entrate ricevute, al numero di clienti |
| Dati del dipartimento | Il report è simile al raggruppamento per cassieri. I dati vengono generati per reparto, importo e numero di vendite |
| Rapporto sull'attività di vendita | Le informazioni vengono generate ogni ora, indicando l'attività di vendita in termini di numero di assegni, importi ricevuti, percentuale di attività |
| Dati del prodotto | Le informazioni sono raggruppate per merce venduta durante il turno di cassa dal momento dell'apertura. I dati vengono utilizzati per controllare i saldi delle scorte |
Consideriamo il caso della necessità di generare un X-report quando si effettua un reso. Un acquirente ha contattato la società commerciale Novinka per restituire un prodotto acquistato lo stesso giorno con segni di difetto nascosto. La ricevuta d'acquisto è andata perduta, ma la merce è stata riconosciuta dal venditore come venduta presso questo punto vendita. Per confermare il fatto della vendita, l'amministratore della società Novinka ha redatto un rapporto X. La richiesta dell'acquirente è stata approvata dall'amministratore, sulla base della quale il cassiere ha effettuato una restituzione con l'esecuzione dell'atto n. KM-3.
Casi in cui è necessario che un cassiere effettui un X-report
Nel processo di lavoro con le apparecchiature del registratore di cassa, la funzione di monitoraggio del rapporto viene utilizzata dal cassiere per le seguenti azioni:
- Controllare la chiusura di un turno con un rapporto Z da parte del cassiere precedente.
- Controllo dei dati del registratore di cassa relativi alla data o all'ora di inizio dell'apertura del turno.
- Monitoraggio della ricezione di un assegno alla cassa in caso di interruzione di corrente al momento della stampa dello scontrino.
- Conferma della registrazione dell'importo al ricevimento di un assegno con la scritta "documento non valido"
- Fornire dati al manager o al cassiere senior dietro loro ragionevole richiesta.
Dopo aver chiuso il turno di cassa, non è possibile stampare il report X. Il documento consente di ottenere solo i dati delle transazioni attuali, gli indicatori dei precedenti spostamenti del registratore di cassa possono essere ottenuti dal blocco EKLZ.
Soggetti che hanno accesso alla rendicontazione sui registratori di cassa
La generazione degli attuali X-report viene effettuata dal dipendente responsabile della conduzione delle operazioni di turno di cassa aperto o da un'altra persona autorizzata. Hanno il diritto di stampare il rapporto le seguenti persone:
- I cassieri che sono assunti in posizione e hanno un accordo sulla responsabilità finanziaria (la condizione è facoltativa e viene stabilita a discrezione del datore di lavoro).Gli altri dipendenti dell'impresa, anche per un periodo di assenza dall'attività di cassiere, non non hanno il diritto di effettuare il servizio di cassa. Il cassiere deve avere il permesso di stampare i rapporti X.
- Amministratori, cassieri senior che dispongono di una password di accesso alla modalità di generazione dei report senza annullamento delle entrate.Il diritto è concesso dal manager.
- Specialisti del centro servizi del centro servizi centrale durante l'impostazione o l'eliminazione dei guasti. L'accesso alle attrezzature è consentito su richiesta del gestore o del responsabile.
- Ispettori delle autorità fiscali durante il controllo della conformità dei contanti e dei documenti della cassa KKM con il consenso del gestore e tramite le persone con accesso.
Le modalità e la periodicità della segnalazione sono stabilite con ordinanza. In assenza di ordine e restrizioni, il cassiere ha il diritto di verificare lo stato del contante nel registratore di cassa senza il permesso della direzione.
Restrizioni all'accesso agli X-report
Numerose imprese limitano la capacità dei cassieri di ottenere dati sullo stato attuale del registratore di cassa. Se l’accesso al registratore di cassa è vietato, viene impostata una password che non corrisponde alla password del cassiere per l’identificazione lavorativa e personale.
L'accesso limitato è spiegato dal regolamento interno ed è stabilito per eliminare le situazioni:
- Prevenire il furto di contanti.
- Capitalizzazione dei fondi in eccesso.
- Rimborso delle carenze quando vengono identificate nel fatturato corrente.
In assenza della capacità del cassiere di ritirare in modo incontrollabile l'X-report, si evitano situazioni di cambio di cliente e furto di contante in eccesso dal cassetto cassa.
Lo svantaggio di un accesso limitato ai dati attuali è l’incapacità del cassiere di modificare lo stato delle entrate verificato dalle autorità di controllo. Durante il controllo da parte del Servizio fiscale federale nell'ambito di un controllo pianificato o di un evento secondo il programma del dipartimento del registratore di cassa, potrebbe verificarsi una situazione in cui vengono identificate eccedenze nel cassetto cassa, il che comporterà l'imposizione di un'ammenda.
Problemi durante la generazione o la stampa di un X-report
L'apparecchiatura del registratore di cassa potrebbe guastarsi prima della fine della sua vita utile. La causa del guasto potrebbe essere una manutenzione impropria dell'apparecchiatura o il guasto di parti da cui dipende la prestazione dell'apparecchiatura. In alcuni casi, un guasto può essere identificato eseguendo un rapporto X.
| Malfunzionamento riflesso nel rapporto X | Causa del guasto dell'apparecchiatura | Azione per correggere il problema |
| Quando si stampa un rapporto X, i dati non vengono riportati sul nastro del registratore di cassa | Il nastro del registratore di cassa non è infilato correttamente | Dovrai inserire il nastro correttamente |
| È stato utilizzato il tipo di nastro sbagliato | E' necessario sostituire il nastro con uno di tipo adatto al modello di registratore di cassa | |
| Sul nastro con il rapporto X manca parte del testo (appare una striscia bianca) | Esiste la possibilità di guasto della testina di stampa o possibile intasamento dell'albero | È necessario chiamare un tecnico del centro assistenza per eseguire la diagnostica. |
| La data e l'ora riportate sull'X-report vengono perse all'accensione del registratore di cassa | Guasto della scheda, risonatore al quarzo o interruzione di corrente del chip dell'orologio | Sarà necessario contattare il centro assistenza per riparare ed eliminare il malfunzionamento. |
| I numeri e le lettere vengono stampati male nel rapporto, con contemporaneo miglioramento della qualità di stampa quando la batteria funziona per lungo tempo | Possibile guasto della testina di stampa termica | È necessario sostituire la parte presso un centro di assistenza; è necessaria la diagnostica per determinare con precisione il guasto. |
Il modulo non costituisce documento contabile primario e non è soggetto a conservazione per fini contabili o fiscali. L'azienda può salvare i report X stampati dopo l'apertura della giornata del registratore di cassa. L'archiviazione viene effettuata contestualmente ai verbali Z redatti a fine turno.
Risposte alle domande urgenti sull'X-Report
Vediamo le risposte alle domande più frequenti
(report corrente - senza cancellazione - senza chiusura) può essere ottenuto facendo clic sul pulsante nel pannello superiore "Rapporto X" o “F1”, quindi utilizzare la freccia “su” o “giù” sulla tastiera per selezionare il campo “Crea X-report” e premere il tasto “Invio”. Nella finestra corrente si aprirà innanzitutto un X-report (Fig. X-report), se è necessario stamparlo (se è collegato un registratore di cassa) premere il tasto “Invio”. Il resoconto verrà stampato su supporto cartaceo.
"Rapporto Z" o “F1”, quindi utilizzare la freccia giù sulla tastiera per selezionare il campo “Rimuovi Z-report” e premere il tasto “Invio”. Nella finestra corrente si aprirà innanzitutto un rapporto Z (Fig. Rapporto Z). Dopo aver premuto il tasto “Invio”, il report verrà stampato su carta (il registratore di cassa è collegato), il turno verrà chiuso e l'importo del debito verrà azzerato. Il programma visualizzerà il messaggio: “Turno chiuso” (Fig. Turno chiuso). Se il turno corrente non è ancora aperto, la postazione di lavoro del Cassiere visualizzerà una finestra di avviso “Il turno è chiuso, l’operazione è impossibile”.
Turno chiuso
È possibile ottenere un rapporto di sezione premendo "F1" e utilizzando la freccia "su", "giù" sulla tastiera, selezionare il campo "Rimuovi rapporto di sezione" e premere il tasto "Invio".
Per chiudere il programma, premere "Ctrl"^"Q" - in questo caso la notifica (richiesta di conferma dell'azione) non viene visualizzata. Nota: se nelle impostazioni del posto di lavoro automatizzato della Cassa nella sezione "Generale" è impostata l'opzione "Spegni il computer all'uscita dal programma", questa azione non spegnerà il computer. Quando si premono i tasti “Alt”^F4 o il pulsante con la croce sul pannello superiore a destra, la workstation richiederà di confermare l'operazione di uscita (Fig. 41). Per confermare il completamento del lavoro, premere il tasto "Invio", per annullare l'azione - "freccia destra" su "Annulla", quindi "Invio".
Uscire dal programma
X, Z – resoconto bancario e stampa dell'ultimo assegno emesso dalla banca.
Rimozione (ricezione) X – rapporto(report corrente) – senza oscuramento – senza chiusura) può essere ottenuto facendo clic sul pulsante nel pannello superiore "Rapporto X terminale" o “F1”, quindi utilizzare la freccia “su” o “giù” della tastiera per selezionare “rapporti bancari”, premere il tasto “Invio” e selezionare il campo “Richiedi X-report”, premere il tasto “Invio”. Il rapporto verrà visualizzato sul terminale della banca.
Ricezione (ricezione) Z – rapporto(chiusura, spegnimento) si ottiene cliccando il pulsante sul pannello superiore "Rapporto terminale Z" o “F1”, quindi utilizzare la freccia “su” o “giù” della tastiera per selezionare “report bancari”, premere il tasto “Invio” e selezionare il campo “Richiedi Z-report (riconciliazione totali)”, premere il tasto "Tasto Invio. Verrà stampato il report Z per il terminale (riconciliazione dei totali), il turno per la banca verrà chiuso. Per stampare l'ultimo assegno registrato per una banca, è necessario premere il pulsante "F1" utilizzando la freccia verso il basso, selezionare "Rapporti bancari", premere il tasto "Invio" e selezionare il campo "Stampa l'ultimo assegno registrato". Apparirà una finestra in cui dovrai selezionare quale ricevuta vuoi stampare.
Le operazioni con i registratori di cassa sono l'insieme principale di funzioni per lavorare con il registrar fiscale. Le operazioni vengono richiamate dal desktop utilizzando un pulsante
Principi di lavoro
Per operazioni con registratore di cassa si intendono le seguenti operazioni:
1. Esecuzione di un rapporto Z. Il report Z (report con annullamento) è il report finale per il giorno di cassa corrente. Ritirando il rapporto Z, il giorno di cassa in corso termina e ne inizia uno nuovo.
2. Rompere un assegno di zero per verificare la funzionalità del registratore di cassa.
3. Controllo dell'ora sul registratore di cassa e nel sistema e, se necessario, sincronizzazione dell'ora.
4. Prendendo il rapporto X. Il report X (report senza annullamento) è un analogo del report Z (report con annullamento), che differisce da esso solo per il fatto che non chiude la giornata di cassa. Di solito viene utilizzato durante un turno per scoprire i totali parziali per il giorno di cassa e prelevare le entrate.
5. Depositare contanti nel registratore di cassa. Ad esempio, un piccolo cambiamento.
6. Prelievo di contanti dalla cassa. Ad esempio, le entrate.
Qualsiasi operazione con il registratore di cassa può essere eseguita a partire dall'attività " Cameriere"e dal compito" Amministratore di sala".
Dialogo delle operazioni con il registratore di cassa
Tab comandi base con registratore di cassa " Di base" è un insieme delle operazioni più frequentemente utilizzate. Partiamo dal presupposto che il cassiere o il barista che utilizza il registratore di cassa e svolge le funzioni di cassiere abbia letto il manuale per l'uso del registratore di cassa e abbia seguito un'apposita formazione, e non entriamo nei dettagli su cosa sia, ad esempio, un rapporto Z e quali siano la procedura e le norme per la sua rimozione. Il tecnico del servizio cassa e i rappresentanti del servizio fiscale possono fornire informazioni complete.
I comandi di base possono essere utilizzati durante il giorno tra un turno e l'altro.
Stampa di un assegno zero
"Stampa un assegno zero" - fora un assegno in bianco che aprirà il cassetto dei contanti.
Rimozione di un rapporto X
"Decollare Rapporto X" - rimuove il rapporto con annullamento.
Fare un rapporto Z
"Decollare Rapporto Z" - rimuove il rapporto con annullamento.
Riconciliazione degli assegni
Rapporto " Riconciliazione degli assegni" è descritto di seguito nella sezione "Rapporti".
Depositare denaro nel registratore di cassa
"Deposita denaro" - deposita il cambio del denaro nel registratore di cassa.
Prelevare denaro
"Prelevare denaro" - prelevare denaro dal registratore di cassa.
Servizio
Segnalibro " Servizio" contiene due comandi di servizio.
Elenco dei registratori di cassa attivi
Poiché nel sistema possono essere presenti più registratori di cassa, selezioniamo il dispositivo desiderato nell'elenco ed eseguiamo il comando per il dispositivo selezionato.
"Tempo impostato" - sincronizza l'ora del computer e del registrar fiscale. Quando un controllo dello zero viene interrotto, avviene anche un controllo dell'ora, ma con questo comando è possibile forzare la sincronizzazione.
"Chiudi il controllo" - risolvere situazioni di emergenza, chiudere un assegno. A seguito di un'interruzione di comunicazione, di un'interruzione di corrente o per qualche altro motivo, l'ultimo assegno non chiuso potrebbe rimanere nella memoria del registrar fiscale. Questo comando chiude forzatamente l'assegno e restituisce l'ufficiale del registro fiscale al normale funzionamento.Nello stato di controllo aperto non è possibile eseguire alcuna operazione con l'ufficiale del registro.Se anche la chiusura dell'assegno non ha portato a risultati positivi, è necessario contattare un tecnico dell'assistenza registratore di cassa.
Errori KKM
In questa sezione forniamo la descrizione degli errori del registratore di cassa con i metodi per eliminarli.
| Messaggio sull'errore/descrizione della situazione |
Diagnosi | Le tue azioni |
| "Il driver KKM non è installato!" | Il driver KKM non è installato nel sistema | È necessario chiamare il servizio di un ingegnere del registratore di cassa |
| Invece della ricevuta del registratore di cassa, sul registratore di cassa viene stampato un ordine | Il registratore di cassa è configurato in modo errato nel sistema | Chiama uno specialista della configurazione SBS++ |
| "Il comando non è supportato in questa modalità" "Errore durante il tentativo di registrare una vendita" |
1. Il rapporto Z non è stato acquisito 2. L'operazione precedente non è riuscita a chiudere il controllo. |
1. Rimuovere Rapporto Z, probabilmente il turno è aperto da più di 24 ore 2. Chiudi il controllo. |
| "Attenzione!!! Inserisci un nuovo nastro per ricevute!" "Attenzione!!! Inserire un nuovo nastro di controllo!" |
Il registratore di cassa ha esaurito lo scontrino o il nastro di controllo. L'indicatore rosso sul registratore di cassa è acceso |
1. Inserire il nuovo nastro. 2. Se il nastro è inserito correttamente, l'indicatore rosso smetterà di lampeggiare. 3. Fare clic< Invio> o fare clic con il mouse o il dito se il touch screen è su un pulsante< OK> |
| "Il valore dello sconto supera il 100%!" | Lo sconto applicato all'ordine supera il 100%. Il registrar fiscale non può eseguire tale operazione | Rimuovi tutti gli sconti dall'ordine e "applicali" nuovamente. Se tale sconto viene visualizzato quando si passa la carta sconto di un cliente, avvisare l'amministratore. |
| Quando provo a staccare un assegno, non succede nulla | 1.
Stai cercando di superare l'importo zero. 2. Il registratore di cassa è spento. 3. KKM non è configurato |
1.
Controlla. La somma degli elementi perforati è diversa da zero. 2. Accendere il KKM e ripetere l'operazione. 3. Chiama il servizio di un tecnico del registratore di cassa o un manutentore SBS++. |
| Quando si tenta di forare un assegno o un conto, appare il messaggio “Nessuna connessione con il registratore di cassa” | 1.
Probabilmente il registratore di cassa è spento 2. Il registratore di cassa è acceso, ma il cavo di interfaccia è scollegato 3. Fallimento del KKM |
1.
Accendi il registratore di cassa, ripeti l'operazione 2. Controllare il collegamento del cavo di interfaccia KKM 3. Chiama un tecnico del registratore di cassa |
| Sullo scontrino è stampata l'ora di timbratura errata | L'orario riportato sul registratore di cassa non è corretto (guasto, cambio orario) | Attendi fino alla fine della giornata di cassa e prelievo Z-report, assicurati che l'ora del sistema (sul computer) sia corretta e fai il check zero (il sistema sincronizza automaticamente l'ora) |
| "La risorsa temporanea dell'EKLZ è esaurita" | Il periodo per l'utilizzo di ECLZ è scaduto | Contattare un tecnico dell'assistenza KKM per far sostituire l'ECLZ. Monitorare in anticipo la data di scadenza dell'ECLZ. |
Lavorare con un registratore di cassa richiede determinate competenze. Il cassiere deve conoscere tutte le complessità del lavoro con i registratori di cassa, essere in grado di compilare il registro dell'operatore di cassa, prendere i rapporti Z e X e, ovviamente, avere esperienza nella chiusura di un registratore di cassa.
Come utilizzare un registratore di cassa
La preparazione preliminare del KKM per il funzionamento viene eseguita da uno specialista del vostro centro di assistenza tecnica (TSC). Quando si mette in funzione il registratore di cassa, sono presenti i cassieri, persone finanziariamente responsabili. Un rappresentante del centro servizi centrale verifica la funzionalità del registratore di cassa, ne verifica il funzionamento e inserisce i dati per i dettagli richiesti della ricevuta.
Il lavoro con i registratori di cassa può essere affidato solo a dipendenti che hanno seguito una formazione specifica (ad esempio, presso un centro servizi centrale o semplicemente in fase di inserimento in una posizione). Un accordo sulla piena responsabilità finanziaria deve essere concluso con i cassieri. Se sei un regista o un imprenditore individuale, puoi lavorare personalmente al registratore di cassa.
Responsabilità del direttore e del cassiere quando si lavora con i registratori di cassa
Prima di iniziare a lavorare con il registratore di cassa, tieni con te la chiave del registratore di cassa. Prima di iniziare il lavoro, tu, il tuo vice, l'amministratore di turno o il cassiere capo (senior) (a seconda delle dimensioni della vostra attività) consegnate ai cassieri contro ricevuta:
- chiavi del registratore di cassa e del cassetto cassa;
- banconote e monete per il resto;
- accessori necessari per il funzionamento e la manutenzione del registratore di cassa (nastri per ricevute, nastro inchiostrato, strumenti come spazzole per la pulizia e pinzette per rimuovere il nastro inceppato).
Inoltre, prima di lavorare alla cassa, tu o il tuo rappresentante autorizzato siete obbligati, insieme al cassiere:
- verificare le letture dei contatori sezionali e di controllo con i dati del libretto cassiere-operatore del giorno lavorativo precedente;
- inserite questi dati nel libro del giorno corrente e certificate con le vostre firme;
- redigere l'inizio del nastro di controllo - indicare su di esso il tipo e il numero del registratore di cassa, la data e l'ora di inizio dei lavori, le letture dei contatori;
- chiudere il blocco sulle letture del contatore di cassa;
- Assicurati che il registratore di cassa sia funzionante e pronto per l'uso.
Dopodiché, dai le chiavi al cassiere: può iniziare a lavorare.
Come creare un rapporto X in KKM
L'X-report mostra quali transazioni sono state effettuate e per quali importi, e ti permette di controllare le entrate. Il cassiere estrae il primo X-Report all'inizio della giornata, dopo aver collegato il registratore di cassa alla corrente elettrica, si accerta che il numeratore riporti zeri, infila lo scontrino e il nastro di controllo, controlla la data e, se necessario, la corregge manualmente. Il rapporto X all'inizio della giornata coinciderà con i dati del giornale del cassiere-operatore (modulo KM-4) del giorno precedente.
Puoi realizzare non solo un rapporto X completo, ma anche separatamente per ciascun reparto o prodotto, nonché per i cassieri. Puoi richiedere tale rapporto un numero qualsiasi di volte durante il giorno, ad esempio alla fine di ogni turno. A differenza del rapporto Z, il rapporto X non reimposta le entrate.
Quando si genera il rapporto X, i suoi dati vengono riconciliati con l'importo effettivo delle entrate nel cassetto contanti. L'ultimo rapporto X viene effettuato alla fine della giornata durante la riconciliazione finale delle entrate (durante la raccolta).
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Come utilizzare un registratore di cassa
All'inizio del lavoro con il registratore di cassa, il cassiere effettua diversi assegni zero per verificare la funzionalità del registratore di cassa. Assicurati che i tuoi cassieri calcolino e comunichino ai clienti l'importo totale dell'acquisto, specifichino il metodo di pagamento (contanti o carta) e se all'improvviso il registratore di cassa non accetta le carte, avvisano i clienti di questo. Assicurati inoltre che i cassieri diano le ricevute ai clienti se non vuoi essere multato.
Quando è necessario un atto nel modulo n. KM-3?
Un atto sulla restituzione dei fondi ai clienti nel modulo KM-3 viene redatto in una copia alla fine della giornata in cui vengono consegnati i proventi. Il cassiere lo firma e tu lo approvi. L'Atto KM-3 sarà necessario solo se:
- il cliente ha rifiutato l'acquisto ed ha emesso un reso;
- La cassiera ha commesso un errore.
Nel secondo caso, il cassiere deve prontamente staccare l'assegno corretto e consegnarlo al cliente. Un assegno con errore viene annullato e archiviato nell'atto (poiché gli assegni svaniscono rapidamente, è meglio copiarli immediatamente).
Il modulo KM-3 include informazioni sul registratore di cassa, sul cassiere e sul programma di contabilità. L'atto riporta anche il numero e l'importo di ciascun assegno.
Chiusura del registratore di cassa. Come creare un rapporto Z in KKM
A fine giornata è necessario verificare gli scontrini alla cassa con le letture del registratore di cassa. Puoi farlo utilizzando l'X-report. Quindi viene compilato il rapporto Z del cassiere, che contiene:
- controllare i dati del registro di inizio e fine giornata;
- importo delle entrate;
- informazioni sull'importo totale del denaro e degli assegni restituiti ai clienti, assegni annullati;
- informazioni sugli sconti.
Il cassiere non consegnerà il ricavato finché il rapporto Z non sarà completato. La fine del nastro di controllo (stampa) del rapporto Z è firmata, indica il tipo e il numero del registratore di cassa, le letture dei contatori di controllo, l'importo, le entrate, la data e l'ora di completamento del lavoro. Sulla base di questo rapporto, vengono compilati altri moduli di segnalazione, ad esempio un registro cassiere-operatore.
I cassieri consegnano il denaro e un rapporto di cassa nel modulo KM-6 al cassiere senior (capo). Se possiedi uno o due registratori di cassa, il ricavato viene consegnato direttamente all'esattore. Quindi il cassiere deve compilare il registro, controllare le condizioni del registratore di cassa e prepararlo per domani, scollegare il registratore di cassa dalla rete, coprirlo con una copertura e consegnarvi le chiavi contro firma.
Come compilare il registro cassiere-operatore
Le regole per tenere il registro del cassiere sono simili alle regole per la compilazione del registro del cassiere utilizzate in precedenza. Viene creato un registro separatamente per ciascun registratore di cassa oppure uno comune per tutti i registratori di cassa.
In generale, questo registro viene mantenuto nel modulo n. KM-4, ma è consentito compilare il giornale del cassiere-operatore nella forma abbreviata n. KM-5 se il registratore di cassa è installato sullo sportello del negozio. Anche i camerieri dei punti di ristorazione utilizzano l'uniforme KM-5.
Le iscrizioni nel diario del cassiere-operatore vengono effettuate con inchiostro o penna a sfera, senza macchie; le correzioni sono certificate dalle firme del cassiere e della direzione (cioè il tuo autografo).
Se viene tenuto un giornale per tutti i registratori di cassa, le registrazioni vengono effettuate secondo l'ordine di numerazione dei registratori di cassa. Naturalmente tutte le informazioni vengono inserite in ordine cronologico.
La rivista, insieme ad altri documenti importanti, ad esempio il passaporto del registratore di cassa, dovrebbe essere tenuta con te.
Il giornale viene compilato quotidianamente dopo aver ritirato il rapporto Z al registratore di cassa. Contiene dati sulle entrate, sugli assegni restituiti dai clienti e sul numero di assegni pari a zero al giorno o per turno. Il giornale riflette anche le informazioni sulle carenze o sulle eccedenze se i risultati degli importi sul nastro di controllo divergono dalle entrate.
