Solicitud de baja e inclusión en el calendario de bajas. Horario de vacaciones: muestra de llenado Solicitud de horario de vacaciones

Queda poco más de un mes para elaborar y aprobar un cronograma de vacaciones. Te contamos en el artículo cómo prepararlo correctamente y qué puntos se deben tener en cuenta.

Según el párrafo 5 del artículo 37 de la Constitución de la Federación de Rusia, todo ciudadano que trabaje con un contrato de trabajo tiene garantizadas vacaciones anuales retribuidas. El orden de concesión de vacaciones a los empleados de una organización está determinado por el calendario de vacaciones (Parte 1 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

¿COMPLETAR O NO COMPLETAR?

En muchas organizaciones no existe un calendario de vacaciones, los empleados se van de vacaciones de acuerdo con el jefe. Esta práctica vulnera los derechos del empleado, ya que se le priva de la oportunidad de planificar su tiempo de descanso y organizarlo de la forma más eficaz. A veces, un empleado no puede aprovechar en absoluto el derecho garantizado a descansar durante el año natural.

Responsabilidad por la falta de un calendario de vacaciones.

La elaboración de un calendario de vacaciones está prescrita por el Código del Trabajo (partes 1 y 2 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). El calendario de vacaciones es uno de esos documentos que controlan principalmente los empleados de Rostrudinspektsiya. Si la organización no tiene uno, el empleador puede recibir una multa de 30.000 a 50.000 rublos por incumplimiento de la legislación laboral. o suspender las actividades de la empresa por hasta 90 días (Cláusula 1, artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).

¿Por qué un empleador necesita un calendario de vacaciones?

La elaboración de un calendario de vacaciones no sólo garantiza el derecho de los empleados al descanso anual, sino que también proporciona una serie de ventajas al empleador.

En primer lugar, si las vacaciones se conceden según el cronograma, esto le permite organizarlas con antelación y prepararse para el pago de las vacaciones. Se expiden al menos tres días antes del inicio de las vacaciones (parte 9 del artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

En segundo lugar, el empleador, si es necesario, tendrá tiempo para encontrar un reemplazo para el empleado que se va de vacaciones.

En tercer lugar, el cronograma le permite controlar la puntualidad en la concesión de vacaciones a los empleados. Sujeto a su cumplimiento, cientos de minas no acumularán vacaciones.

DÓNDE EMPEZAR

Antes de elaborar un calendario de vacaciones, es necesario tener en cuenta:
— disposiciones de la legislación vigente de la Federación de Rusia sobre vacaciones;
— las características específicas de las actividades de la organización (por ejemplo, la presencia de condiciones de trabajo nocivas o peligrosas que dan derecho a vacaciones adicionales, la distribución de los empleados a tiempo completo entre departamentos, la posibilidad de intercambiabilidad, planes de desarrollo (liquidación) de produccion);
- deseos de los empleados.

Derecho a vacaciones

La duración de las vacaciones anuales retribuidas es de 28 días naturales (parte 1 del artículo 115 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). El derecho del empleado a utilizarlo surge después de seis meses de trabajo continuo con un empleador (parte 2 del artículo 122 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

EJEMPLO 1.

Ingeniero N.A. Gaikin comenzó a trabajar el 23 de abril de 2008. ¿A partir de qué día tiene derecho a tomar sus primeras vacaciones?

SOLUCIÓN. N.A. tendrá derecho a vacaciones durante el primer año de trabajo. Gaikin 23 de octubre de 2008.

El cronograma de vacaciones se elabora para el siguiente año calendario (del 1 de enero al 31 de diciembre), teniendo en cuenta cuándo inició el año laboral de cada empleado. Las vacaciones para el segundo año de trabajo y los siguientes se pueden conceder en cualquier momento de acuerdo con la secuencia establecida por el cronograma (Parte 4 del artículo 122 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

EJEMPLO 2.

Ingeniero N.A. Gaikin, que empezó a trabajar el 23 de abril de 2008, no hizo uso del derecho a irse de vacaciones en 2008. En el calendario de vacaciones para 2009 se prevén tres períodos de vacaciones para este empleado:
- a partir del 12 de enero de 2009: 28 días naturales para 2008;
- a partir del 16 de marzo de 2009: 14 días naturales para 2009;
- a partir del 31 de agosto de 2009 - 14 días naturales para 2009.

¿Es correcto su calendario de vacaciones?

SOLUCIÓN. Es incorrecto conceder licencia por un año laboral que aún no ha comenzado (comienza el 23 de abril de 2009), ya que se concede por un año trabajado, el llamado año laboral, y no por un año calendario.

La primera licencia a partir del 12 de enero de 2009 se concederá legalmente para el período comprendido entre el 23 de abril de 2008 y el 22 de abril de 2009.

Las segundas vacaciones por 14 días naturales a partir del 16 de marzo de 2009 fueron planificadas ilegalmente, ya que el período por el cual se otorgan (el segundo año hábil del 23 de abril de 2009 al 22 de abril de 2010) aún no ha transcurrido al momento de comenzar las vacaciones. . El empleado no tendrá derecho a vacaciones durante el segundo año laboral.

Las vacaciones a partir del 31 de agosto durante 14 días naturales están previstas legalmente, ya que de acuerdo con la legislación laboral, las vacaciones para el segundo año de trabajo y siguientes se pueden conceder en cualquier momento durante este año laboral.

Es necesario realizar cambios en el calendario de vacaciones y trasladar la fecha de inicio del segundo período de vacaciones a un momento posterior (después del 23 de abril de 2009).

Experiencia de vacaciones

Según la parte 1 del artículo 121 del Código del Trabajo, la duración del servicio que da derecho a vacaciones anuales retribuidas incluye:
— tiempo de trabajo real;
— el momento en que el empleado no trabajó realmente, pero conservó su lugar de trabajo (puesto);
—tiempo de ausentismo forzoso en caso de despido ilegal o suspensión del trabajo y posterior reintegro en la organización anterior;
— el período de suspensión del trabajo de un empleado que no haya pasado el examen médico obligatorio (examen) sin que sea culpa suya;
— el tiempo de licencia concedido a petición del trabajador sin ahorro de salario, que no exceda de 14 días naturales durante el año laboral.

Tenga en cuenta: la versión anterior del artículo 121 del Código del Trabajo establecía que las vacaciones por cuenta propia no se incluyen en la duración del servicio si su duración total excede los 14 días naturales durante el año laboral. Los expertos lo interpretaron de otra manera. Algunos creían que si el número total de días libres tomados por un empleado por cuenta propia superaba los 14 días, no se tenían en cuenta en su totalidad al calcular la duración del servicio. Otros insistieron en que sólo debían excluirse los días que comenzaban el día 15. En la nueva edición se ha eliminado esta ambigüedad: ahora se establece claramente que la duración del servicio no incluye las vacaciones por cuenta propia que superen los 14 días.

La duración del servicio que da derecho a vacaciones anuales retribuidas no incluye el tiempo (parte 2 del artículo 121 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia):
— ausencia del empleado del trabajo sin motivo justificado;
— permiso de maternidad hasta que el hijo alcance la edad legal.

La duración del servicio que da derecho a vacaciones anuales adicionales retribuidas por trabajos en condiciones de trabajo nocivas (peligrosas) incluye únicamente el tiempo realmente trabajado en las condiciones adecuadas (Parte 3 del artículo 121 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

El período de vacaciones afecta al final del siguiente año laboral. Si un empleado, por ejemplo, se tomó unas vacaciones largas por su propia cuenta, el final del año laboral se retrasará en un número de días naturales superior a 14.

Si el último día del año laboral se pospone a una fecha posterior, cambia el número de días naturales de vacaciones anuales retribuidas que el empleado puede reclamar. Si el período de vacaciones no se interrumpe, al final del año laboral el empleado podrá tomarse 28 días naturales de descanso. De lo contrario, tendrá derecho a menos días de vacaciones. ¿Cómo calcularlos? No existe una técnica especial para esto. En la práctica, se utilizan dos opciones.

Primera opción. Primero debe determinar la cantidad de meses completos que se incluyen en el período de vacaciones para un año laboral determinado. Por cada uno de ellos, el empleado tiene derecho a 2,33 días de vacaciones (28 días naturales: 12 meses). La dificultad surge a la hora de calcular los días de vacaciones a los que tiene derecho un empleado durante un mes del año laboral que no está trabajado en su totalidad. En este caso, puedes utilizar otro método de cálculo.

Segunda opción. Permite calcular con mayor precisión el número de días de vacaciones a los que tiene derecho un empleado en un momento determinado. El cálculo no se basa en meses naturales, sino en días naturales. Se determina el número de días naturales que corresponden al tiempo trabajado durante el año laboral. Un año laboral plenamente trabajado tiene 365 (366) días naturales. Durante este tiempo, el empleado tiene derecho a 28 días naturales de vacaciones. Si hubo períodos en el año laboral que fueron excluidos del período de vacaciones, entonces el empleado tiene derecho a un número menor de días calendario de vacaciones. Por ejemplo, 326 días naturales de los 365 posibles, comprendidos dentro del tiempo trabajado en el año laboral, dan derecho a 25 días naturales desde el inicio (28 días naturales: 365 días naturales x 326 días naturales). Veamos un ejemplo.

EJEMPLO 3.

KANSAS. Bublikov comenzó a trabajar en Slasti LLC el 2 de mayo de 2007. En junio de 2008 se encontraba de licencia sin goce de sueldo durante 20 días naturales.

A partir del 2 de mayo de 2009, el empleado tiene previsto irse de vacaciones. Es necesario determinar a cuántos días naturales de vacaciones tiene derecho el empleado a partir del 1 de mayo de 2009 inclusive, si utilizó las vacaciones en su totalidad durante el primer año laboral.

SOLUCIÓN. El primer año laboral del empleado finalizó el 1 de mayo de 2008. Durante este período disfrutó íntegramente de sus vacaciones anuales retribuidas.

Ahora necesitamos saber cuándo terminará el segundo año laboral. Si K.S. Bublikov no tomó vacaciones sin goce de sueldo en 2008; el segundo año laboral habría finalizado el 1 de mayo de 2009. Pero en esta situación, el año laboral se desplazará seis días naturales (20 días naturales - 14 días naturales). Es decir, no se excluyen de la duración del servicio 14 días naturales de vacaciones por cuenta propia. Así, para el período comprendido entre el 2 de mayo de 2008 y el 1 de mayo de 2009, el período de vacaciones del empleado será de 359 días naturales. días (365 días naturales - 6 días naturales).

Por un día natural comprendido dentro de las horas trabajadas en el segundo año laboral, el empleado obtuvo 0,0767 días de vacaciones (28 días naturales: 365 días naturales). Por tanto, durante 359 días naturales, el empleado tiene derecho a 27,54 días naturales de vacaciones (359 días naturales x 0,0767 días). De hecho, a un empleado se le pueden conceder 27 días naturales de vacaciones, ya que aún no ha ganado 0,46 días (1 día - 0,54 días) en la fecha especificada.

Aumenta la duración de las vacaciones

La duración de las vacaciones previstas para el próximo año calendario depende no solo de la fecha en que surgió el derecho correspondiente y del período de vacaciones. A la duración calculada de las vacaciones anuales retribuidas se debe sumar el número de días naturales de vacaciones no utilizados por el empleado durante el período anterior.

Además, es necesario tener en cuenta que algunos empleados tienen derecho a vacaciones remuneradas adicionales (artículos 116 a 119, 173 a 176 y 350 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Según la parte 2 del artículo 120 del Código del Trabajo, al calcular la duración total de las vacaciones anuales retribuidas, las vacaciones retribuidas adicionales se suman a las vacaciones anuales retribuidas principales. Esto significa que el calendario de lanzamiento indica la duración total de las vacaciones retribuidas.

EL TIEMPO DE VACACIONES LO ELIGE EL EMPLEADO

Para algunos empleados, el empleador está obligado a conceder vacaciones en cualquier momento que les resulte conveniente (incluso antes de que hayan pasado seis meses desde el inicio del trabajo para este empleador). La lista de dichas personas figura en la tabla de la página 1, página 2.

CONSIDERAMOS LAS PARTICULARIDADES DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

Como regla general, los trabajadores quieren relajarse en verano o principios de otoño. Pero al elaborar un calendario de vacaciones, el empleador no solo debe tener en cuenta los deseos de los empleados, sino también garantizar el funcionamiento continuo de la organización. Por este motivo, el gerente tiene derecho a distribuir uniformemente la puesta en marcha de los empleados de la organización a lo largo del año. Podrá establecer que durante cada mes no más del 8,33% del personal pueda estar de vacaciones (100%: 12 meses), o aplicar una base diferente para distribuir el tiempo de inicio de las vacaciones. Tiene sentido establecer un cierto orden de vacaciones entre los empleados de profesiones (puestos) relacionados de una división, por ejemplo, entre vendedores de tiendas, especialistas de departamento, trabajadores de la misma especialidad en un taller (sitio) separado.

Tenemos en cuenta los deseos de los empleados.

En algunos casos, al preparar un cronograma, el empleador tiene la oportunidad de tener en cuenta los deseos de los empleados con respecto a la planificación de vacaciones.

La forma en que los empleados pueden expresar sus deseos sobre la fecha de inicio de las vacaciones, dividiéndolas en partes y transfiriéndolas no está establecida por ley, por lo que el servicio de personal resuelve este tema de forma independiente. Puede pedirle al empleado que escriba una declaración indicando la fecha prevista de inicio de las vacaciones en cualquier formato. Esto es conveniente cuando la cantidad de empleados en una organización es pequeña (hasta 20 personas) (ver solicitud de muestra).

El supervisor inmediato del empleado debe adjuntar su visa a la solicitud.

En una organización con un gran número de empleados, es más conveniente elaborar una hoja de planificación de vacaciones para cada departamento. Debe proporcionar columnas libres en las que los empleados puedan expresar sus deseos (ver ejemplo de declaración).

CREAMOS UN HORARIO DE VACACIONES

El cronograma está elaborado de acuerdo con el formulario unificado No. T-7, aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1.

La información sobre el tiempo de distribución de las vacaciones de los empleados de todas las divisiones estructurales para el año calendario se refleja en el cronograma por mes de acuerdo con las Instrucciones para la solicitud y cumplimentación de formularios de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago. aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 5 de enero de 2004 No. 1.

El calendario de vacaciones debe aprobarse a más tardar dos semanas antes del inicio del año calendario (parte 1 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Por tanto, el calendario para 2009 es a más tardar el 17 de diciembre de 2008.

El cronograma es firmado por los jefes de las divisiones estructurales y de servicio de personal y aprobado por el jefe de la organización o una persona autorizada.

Si la organización tiene un organismo sindical, el calendario debe coordinarse con él (parte 1 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). El procedimiento para tener en cuenta la opinión del cuerpo electo de empleados está establecido en el artículo 372 del Código del Trabajo.

La vida útil del cronograma es de un año (Artículo 356, Apartado 8 de la Relación de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, que indican los períodos de almacenamiento, aprobado por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000).

¿Qué tipos de vacaciones se reflejan en el calendario?

Vacaciones anuales retribuidas adicionales. Además de las vacaciones anuales principales, el cronograma refleja vacaciones anuales retribuidas adicionales.

Tenga en cuenta: las licencias adicionales sin goce de sueldo no se reflejan en el cronograma. Las categorías de personas con derecho a esa licencia se enumeran en el artículo 263 del Código del Trabajo.

Vacaciones no tomadas. A la hora de elaborar el cronograma, también se tienen en cuenta las vacaciones que no fueron utilizadas por los empleados durante el año en curso, incluidas las transferidas al año siguiente.

Licencia concedida a trabajadores externos a tiempo parcial. El Código del Trabajo no menciona la posibilidad de tener en cuenta dichas vacaciones en el cronograma. Pero si un empleado externo a tiempo parcial informa la fecha de inicio de las vacaciones en el trabajo principal, el departamento de personal lo tendrá en cuenta al elaborar el cronograma y el empleador podrá decidir cuándo conceder vacaciones a otros empleados.

Llene el formulario No. T-7

En la etapa de planificación de vacaciones, el empleado de RR.HH. completa solo las columnas 1 a 6 del formulario No. T-7.

Los nombres de los puestos en la columna 2 se indican de acuerdo con la tabla de personal. Si la organización no asigna números de personal a los empleados, la columna 4 no se completa.

Las columnas 7, 8 y 9 se completan a mano cuando los trabajadores se van de vacaciones. En la columna 7, las notas se toman después del final real de las vacaciones. La columna 8 indica el documento a partir del cual se transfiere la licencia (declaración personal del empleado, orden del gerente de posponer la licencia por necesidades de producción, etc.).

Vea un ejemplo de cómo completar un calendario de vacaciones.

Tenga en cuenta: el calendario de vacaciones debe reflejar el tiempo de vacaciones de todos los empleados sin excepción, incluidos aquellos que tienen derecho a vacaciones en cualquier momento que les convenga. La fecha de inicio de las vacaciones para dichos empleados se indica en la columna 6 del cronograma y su cambio se registra en las columnas 8 y 9.

PRESENTAMOS A LOS TRABAJADORES CON EL HORARIO DE VACACIONES

El empleador está obligado a notificar esto al empleado contra firma a más tardar dos semanas antes del inicio de las vacaciones (Parte 3 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Para que el empleado pueda planificar sus vacaciones con antelación, también se le puede comunicar el calendario de vacaciones aprobado de una de las siguientes formas.

Realizar adiciones al formulario No. T-7. Para informar a los empleados sobre el inicio de las vacaciones, el cronograma de vacaciones se puede complementar con la columna 11, en la que los empleados marcarán que conocen la fecha de inicio desde el inicio.

Ver orden de muestra para modificar el formulario de Horario de vacaciones.

Crea un aviso. También puede informar a los empleados sobre la fecha de inicio de las vacaciones anuales retribuidas mediante un aviso (hoja de familiarización) redactado en cualquier formato. Dicha notificación se adjuntará al calendario de vacaciones (ver notificación de muestra).

REALIZAMOS CAMBIOS AL FORMULARIO No. T-7

Según la Parte 2 del artículo 123 del Código del Trabajo, el cronograma de puesta en marcha aprobado es obligatorio para su ejecución tanto por el empleador como por los empleados. Sin embargo, por acuerdo de las partes, se podrá modificar la fecha de inicio de las vacaciones.

Cada cambio deberá reflejarse en las columnas correspondientes del formulario No. T-7. Los cambios se realizan con el permiso de la persona que aprobó el cronograma o de una persona autorizada por él.

Cambiar la fecha de inicio de las vacaciones por iniciativa del empleado.

Cambiando la fecha. Si un empleado no está satisfecho con el tiempo de vacaciones fijado en el cronograma, puede pedirle al empleador que lo cambie. En este caso, el empleado deberá redactar una declaración en cualquier formato. Si el gerente acepta posponer las vacaciones, pone su resolución en la solicitud. Ver modelo de solicitud para posponer vacaciones por iniciativa del empleado.

Dividiendo sus vacaciones en partes. A veces, un empleado no quiere utilizar los 28 días naturales de vacaciones, sino que prefiere dividir las vacaciones en partes.

En este caso, el empleado también debe redactar una declaración en cualquier forma, sobre cuya base se realizan los cambios necesarios en el calendario de vacaciones.

Emitimos una orden. Sobre la base de la solicitud del empleado, el jefe de la organización emite una orden para modificar el calendario de vacaciones o para modificar la orden para conceder al empleado las próximas vacaciones anuales retribuidas.

El pedido debe indicar:
— sobre qué base se aplazan las vacaciones (a petición del empleado, por enfermedad, etc.);
- ¿Hasta cuándo se pospondrá?

Tenga en cuenta: en algunos casos, la orden del gerente para posponer o extender las vacaciones no es necesaria. Estos incluyen (Parte 1 del artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia):
—incapacidad temporal del empleado ocurrida durante las vacaciones;
— desempeño por parte de un empleado de funciones estatales durante las vacaciones, si la ley prevé la exención del trabajo para ello.

Estamos haciendo cambios en el horario. Para reflejar la transferencia de vacaciones en el año calendario actual, se utilizan las columnas 8-9 en el formulario No. T-7.

Los detalles de la orden del gerente sobre el cambio de la fecha de inicio de las vacaciones se indican en la columna 8 “Motivos para transferir las vacaciones” del cronograma.

El empleado de RR.HH. completa la columna 10 "Nota" si:
— este año el empleado no recibió licencia (parte 3 del artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
— el empleado fue retirado de sus vacaciones y parte de ellas se transfiere al año siguiente (parte 2 del artículo 125 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
— se ampliaron las vacaciones del empleado (parte 1 del artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

En este caso, en la columna 10, el empleado de RRHH indica los motivos de la retirada de la licencia, su traslado o prórroga.

Cambiar el calendario de vacaciones por iniciativa del empleador.

El orden de concesión de vacaciones también puede modificarse por iniciativa del empleador si, por ejemplo, un empleado que se va de vacaciones en el año laboral en curso puede afectar negativamente el trabajo de la organización (parte 3 del artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación Rusa).

Para que las acciones de un empleador para cambiar el horario sean legales, debe:
—obtener el consentimiento por escrito de los empleados (Parte 2 del artículo 125 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia) (ver modelo de solicitud de consentimiento del empleado para posponer las vacaciones);

— emitir una orden o instrucción para posponer las vacaciones (ver orden de muestra).

Tenga en cuenta: el empleador está obligado a proporcionar al empleado la parte no utilizada de las vacaciones en cualquier momento que le resulte conveniente durante el año laboral en curso o agregarla a las vacaciones para el siguiente año laboral (parte 2 del artículo 125 del Código del Trabajo). de la Federación de Rusia).

Ahora veamos un ejemplo de cómo completar un calendario de vacaciones para 2009.

EJEMPLO 4.

Pastoral LLC emplea a nueve personas. Al planificar unas vacaciones para 2009, un especialista en recursos humanos descubrió lo siguiente:
— ninguno de los empleados de la organización tiene derecho a vacaciones adicionales;
— no hay empleados en la empresa que tengan derecho a irse en cualquier momento que les convenga;
— debido a necesidades de producción, el jefe de contabilidad E.A. Ovechkina estuvo de vacaciones sólo 14 días naturales en 2008;
— Director General I.V. Pastukhov y el director del departamento de ventas telefónicas E.L. Krolikov decidió dividir sus vacaciones anuales en partes, por lo que sus nombres aparecen dos veces en el calendario.

Durante 2009:
—comercializador A.N. Gorny cayó enfermo durante sus vacaciones y, a causa de una baja por enfermedad, sus vacaciones se ampliaron cinco días;
—Jefe del Departamento de Atención al Cliente I.R. Baranov redactó una solicitud para posponer la licencia por motivos familiares;
— transportista V.O. Ruchev fue retirado de sus vacaciones debido a necesidades de producción.

No existe un organismo sindical electo en Pastoral LLC, por lo que la línea que refleja su opinión no está completa. La columna adicional 11 no se incluyó en el cuadro. ¿Cómo debería ser el calendario de vacaciones a finales de 2009?

SOLUCIÓN. Veamos cómo completar el calendario de vacaciones durante todo el año. Tenga en cuenta que los empleados se familiarizaron con la fecha de inicio de las vacaciones al firmar el aviso. El empleado de RR.HH. adjuntó este documento al cronograma. El calendario de vacaciones para los empleados de Pastoral LLC se muestra en la tabla.

1. Quién necesita elaborar un calendario de vacaciones y por qué.

2. Cómo preparar un calendario de vacaciones y qué información incluir en él.

3. Qué hacer si las vacaciones reales no coinciden con las previstas en el cronograma.

Todo el mundo sabe que las vacaciones anuales retribuidas son un derecho indiscutible del empleado previsto en el Código del Trabajo. Pero a menudo se olvida el hecho de que la concesión de dicha licencia es responsabilidad del empleador y no depende del deseo del propio empleado. De hecho, muy a menudo surge una situación en la que los empleados, por alguna razón, no están ansiosos por tomar sus vacaciones legales y los empleadores no le dan mucha importancia. Sin embargo, el Código del Trabajo es severo a este respecto: “está prohibido no conceder vacaciones anuales retribuidas durante dos años seguidos” (Parte 4 del artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). ¿Cómo puede un empleador “obligar” a sus empleados a utilizar las vacaciones asignadas para cumplir con los requisitos de la legislación laboral? La respuesta es simple: dado que la responsabilidad de proporcionar oportunamente las vacaciones a los empleados recae en el empleador, éste también debe encargarse de informar a los empleados sobre el número de días de vacaciones a los que tienen derecho, así como de garantizar que estos días se utilicen. Un calendario de vacaciones es ideal para estos fines. ¿Por qué más necesita un calendario de vacaciones y cómo elaborarlo? Lea más en el artículo.

¿Por qué necesitas un calendario de vacaciones?

De acuerdo con el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el objetivo principal del programa de vacaciones es establecer el procedimiento para otorgar vacaciones anuales pagadas a los empleados. Al mismo tiempo, el calendario de vacaciones aprobado por el empleador es obligatorio tanto para el empleador como para los empleados (parte 2 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

! Nota: La elaboración de un calendario de vacaciones es obligatoria para todos los empleadores-entidades legales, independientemente del número de empleados. La falta de un calendario de vacaciones es una infracción administrativa., para cuya comisión se prevén las siguientes sanciones (artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia):

• para funcionarios: una multa de 1.000 a 5.000 rublos;
• para personas jurídicas: una multa de 30.000 a 50.000 rublos. o suspensión de actividades hasta por 90 días.

Cabe señalar que los empresarios individuales tienen derecho a prescindir de un calendario de vacaciones, determinando el procedimiento para conceder vacaciones anuales pagadas mediante acuerdo con los empleados (artículo 305 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, Carta de Rostrud del 20 de diciembre de 2011 No .3683-6-1). Sin embargo, sería una buena idea que los empresarios elaboraran un calendario de vacaciones, ya que también son responsables de garantizar que sus empleados utilicen sus vacaciones de manera oportuna y en la medida que exige la ley.

Entonces, ¿por qué es necesario elaborar un cronograma de vacaciones? Resumamos las principales áreas de aplicación de este documento:

• para que el empleador no "se olvide" de conceder las vacaciones anuales requeridas a los empleados y los empleados no se "olviden" de utilizarlas;
• establecer la secuencia óptima de vacaciones, teniendo en cuenta la intercambiabilidad de los empleados individuales, las características del proceso de producción (estacionalidad), etc.;
• utilizar la información contenida en el cronograma sobre el número de días de vacaciones de los empleados planificados para el próximo año para formar y;
• así como para otros fines que determine el propio empleador.

El procedimiento para elaborar un calendario de vacaciones.

El calendario de vacaciones se elabora para el año calendario y debe aprobarse a más tardar dos semanas antes del inicio del próximo año (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Por ejemplo, el cronograma para 2016 debe aprobarse antes del 17 de diciembre de 2015. Sin embargo, antes de aprobar el calendario de vacaciones es necesario elaborarlo. Consideremos qué etapas incluye el proceso de elaboración de un cronograma de vacaciones.

1. Aprobación del formulario de cronograma de vacaciones

2. Aprobación del procedimiento para la elaboración y concertación del calendario de vacaciones

Dependiendo de la cantidad de empleados, la cantidad de divisiones estructurales y otros factores, el proceso de preparación y coordinación de un cronograma de vacaciones para toda la organización puede llevar mucho tiempo. Por tanto, el procedimiento para su elaboración deberá fijarse en alguno de los siguientes documentos:

• en un acto regulatorio local (reglamento laboral interno o convenio colectivo);
• en un orden separado.

En el documento que regula el procedimiento para la elaboración del calendario de vacaciones es recomendable reflejar, en particular, la siguiente información:

• el responsable de preparar el calendario de vacaciones;
• el círculo de personas responsables de proporcionar información sobre las fechas previstas de vacaciones de los empleados (por ejemplo, jefes de departamento);
• plazos para proporcionar información sobre las vacaciones planificadas, plazos para acordar las fechas de vacaciones, plazos para presentar el cronograma para la firma del gerente.

3. Incluir vacaciones en el cronograma

El cronograma debe incluir las siguientes vacaciones debidas a los empleados:

• vacaciones básicas anuales retribuidas. La duración de las vacaciones básicas anuales retribuidas es, por regla general, de 28 días naturales (artículo 115 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Sin embargo, hay que tener en cuenta que algunas categorías de trabajadores tienen derecho a vacaciones prolongadas (trabajadores menores de 18 años, personas discapacitadas, personal docente, funcionarios);
• vacaciones anuales adicionales retribuidas. Esta licencia debería concederse, por ejemplo, a los empleados que realizan trabajos en condiciones laborales nocivas y peligrosas, a los empleados con horarios de trabajo irregulares, a los que trabajan en el Extremo Norte y en otros casos previstos por la ley (artículo 116 del Código del Trabajo de la Federación Rusa Federación).
• vacaciones no utilizadas por el empleado en el año en curso y transferidas al año siguiente.

Así, en el calendario de vacaciones es necesario planificar para cada empleado el número total de días de vacaciones anuales que le corresponden (principales y adicionales), incluido el saldo de vacaciones no utilizadas al final del año.

! Nota: El calendario de vacaciones se elabora para todos los empleados: tanto los empleados en su lugar de trabajo principal como los empleados a tiempo parcial. Las personas que trabajan bajo contrato civil no están incluidas en el calendario, ya que no tienen derecho a vacaciones anuales retribuidas. El calendario de vacaciones no refleja licencia administrativa (sin goce de sueldo), licencia de maternidad ni licencia para cuidado de hijos.

4. Cálculo de los días de vacaciones a incluir en el cronograma

Para determinar cuántos días de vacaciones se deben planificar en el cronograma para el próximo año para cada empleado, es necesario:

• Determine la fecha de finalización del “año laboral” del empleado, es decir, la fecha en que expira el próximo año a partir de la fecha de ingreso al trabajo. Por ejemplo, si un empleado fue contratado el 24 de junio de 2014, entonces esa fecha será el 23 de junio de cada año siguiente.
• Incluir al empleado en el calendario de vacaciones de tal manera que al final del "año laboral" no tenga vacaciones no utilizadas (esto lo exige el artículo 122 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Al mismo tiempo, la legislación laboral no prohíbe conceder licencia "por adelantado", es decir, por tiempo no trabajado. Lo principal es que por cada año trabajado, el empleado no utiliza menos días de vacaciones de los que tiene derecho.

Ejemplo.

Gerente Savina O.Yu. contratado el 24 de junio de 2014. En el calendario de vacaciones para 2015, sus vacaciones para el año laboral del 24/06/2014 al 23/06/2015 deben planificarse en el número de días de vacaciones no utilizados al 31/12/2014. Esta licencia debe usarse según lo programado antes del 23 de junio de 2014. Las vacaciones para el próximo año laboral del 24/06/2015 al 23/06/2016 se pueden incluir tanto en el calendario de vacaciones de 2015 como en el calendario de 2016 (o ambos en partes).

! Nota: Al dividir las vacaciones anuales de un empleado (vacaciones por un año laboral) en partes, es necesario (artículo 125 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia):

• consentimiento del empleado (por ejemplo, en forma de solicitud);
• para que al menos una parte de estas vacaciones sea de al menos 14 días naturales.

5. Tener en cuenta los deseos de los empleados

El orden de las vacaciones en el cronograma lo determina y aprueba el empleador.(Artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Al mismo tiempo, puede (pero no está obligado) a tener en cuenta los deseos de los empleados. Es decir, el empleador tiene el derecho, a su discreción, de distribuir las vacaciones de los empleados teniendo en cuenta las necesidades del proceso productivo o la naturaleza de la actividad (estacionalidad). Por ejemplo, si el período invernal "no es temporada" para los productos manufacturados (obras, servicios), entonces el empleador puede planificar las vacaciones de los empleados para este período en particular. Sin embargo, para eliminar conflictos y desacuerdos con los empleados, es mejor prever todas las características de la concesión de vacaciones en un acto regulatorio local (reglamento sobre normas laborales internas o un convenio colectivo).

En la mayoría de los casos, los empleadores se reúnen con sus empleados y, si es posible, tienen en cuenta sus deseos para las fechas de las próximas vacaciones. Esto se puede hacer de diferentes maneras, por ejemplo:

• recopilar solicitudes de los empleados para incluir vacaciones en el cronograma;
• elaborando un cuestionario sobre las vacaciones previstas para el próximo año.

! Nota: algunos empleados reciben un salario anual La licencia debe concederse a petición suya en cualquier momento que les resulte conveniente.(Parte 4 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Estos empleados incluyen, por ejemplo:

• menores de 18 años (artículo 267 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• trabajadores a tiempo parcial (la licencia se concede simultáneamente con la licencia para el trabajo principal) (artículo 286 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• empleados cuyos cónyuges sean personal militar (la licencia se concede simultáneamente con la licencia del cónyuge) (Cláusula 11 del artículo 11 de la Ley Federal de 27 de mayo de 1998 N 76-FZ “Sobre el estatuto del personal militar”);
• mujeres antes o inmediatamente después de la licencia de maternidad, así como al final de la licencia parental (artículo 260 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• empleadas cuyas esposas están de baja por maternidad (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Al elaborar un calendario de vacaciones, primero se solicita a dichos empleados información sobre las vacaciones planificadas, ya que sus deseos deben tenerse en cuenta sin falta. Sin embargo, incluso si en el cronograma se planificaron las vacaciones de un empleado que pertenece a las categorías enumeradas, durante el año puede cambiar de opinión y escribir una solicitud de vacaciones en otra fecha. En este caso, el empleador estará obligado a acomodar al empleado y reprogramar sus vacaciones.

6. Notificar a los empleados sobre las vacaciones.

Dado que el calendario de vacaciones no siempre refleja los deseos de los empleados, es aconsejable familiarizar a todos los empleados con su versión aprobada. Para hacer esto, puede proporcionar una columna especial en forma de calendario de vacaciones (“Estoy familiarizado con las fechas de vacaciones”) o elaborar una hoja de familiarización.

! Nota: Sobre la fecha de inicio de las vacaciones especificada en el calendario de vacaciones, el empleador está obligado a notificar a cada empleado contra firma a más tardar con dos semanas de anticipación(Parte 3 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Para ello, en el formulario de cronograma de vacaciones se podrá incluir la columna correspondiente (“Se ha notificado la fecha de inicio de las vacaciones”) (Carta de Rostrud de 30 de julio de 2014 N 1693-6-1). También son posibles otras opciones para notificar a los empleados, por ejemplo, hojas de presentación, declaraciones, una visa de presentación con orden de vacaciones (Carta de Rostrud del 22 de marzo de 2012 N 428-6-1). El empleador determina de forma independiente el método más apropiado para notificar a los empleados sobre las vacaciones.

7. Realizar cambios en el calendario de vacaciones.

Al elaborar un programa de vacaciones, debe comprender que se trata de un documento de planificación elaborado para un período bastante largo: un año. Por lo tanto, lo más probable es que sea imposible prescindir de ajustes. Se podrán realizar cambios en el calendario de vacaciones en los siguientes casos:

• al posponer las vacaciones con el consentimiento del empleado, por ejemplo, en caso de incapacidad temporal durante las vacaciones, en caso de retraso en el pago de las vacaciones, etc. (Artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• al transferir parte de las vacaciones en relación con la recuperación del empleado de las vacaciones (parte 2 del artículo 125 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). En este caso, la parte no utilizada de las vacaciones deberá ser entregada al empleado en cualquier momento que le resulte conveniente;
• al posponer las vacaciones a petición del empleado. Si el empleado no pertenece a las categorías "preferenciales" (ver párrafo 5), el empleador puede, pero no está obligado, cambiar las fechas planificadas de vacaciones.

En los casos enumerados, para realizar cambios en el calendario de vacaciones, el empleado deberá redactar una solicitud para posponer las vacaciones. Sobre la base de la solicitud, se emite una orden del gerente para posponer las vacaciones. Donde Los cambios se reflejan en el calendario de vacaciones.:

• La columna 8 indica la base para posponer las vacaciones: detalles de la orden correspondiente del gerente;
• La columna 9 indica el nuevo período de vacaciones de acuerdo con el orden;
• en la columna 10 "Nota" puede indicar el motivo del aplazamiento de las vacaciones (por ejemplo, retiro de un empleado de las vacaciones)
• La columna 7 indica la fecha o período de vacaciones efectivamente utilizado por el empleado.

El procedimiento considerado para realizar cambios en el cronograma de vacaciones es aplicable en el caso de posponer las vacaciones planificadas de aquellos empleados que originalmente estaban incluidos en el cronograma (es decir, trabajando en la fecha de elaboración del cronograma). Si el empleado fue contratado después de que se aprobó el calendario de vacaciones Para el próximo año, la información sobre la licencia de dicho empleado se puede emitir de una de las siguientes maneras:

• Anexo al calendario de vacaciones aprobado. La solicitud se redacta de la misma forma que el cronograma e incluye solo información sobre las vacaciones del nuevo empleado (empleados). Al igual que el calendario de vacaciones, la solicitud es aprobada por el gerente.
• No hay cambios (adiciones) al calendario de vacaciones aceptado. Para hacer esto, el nuevo empleado escribe una solicitud de formato libre, indicando la fecha de inicio deseada de las vacaciones y el número de días, y el empleador emite una orden para conceder las vacaciones.

Es aconsejable reflejar la opción elegida para reflejar información sobre las vacaciones de los nuevos empleados (aceptada después de la aprobación del cronograma de vacaciones) en las regulaciones locales del empleador.

Y para concluir, resaltemos. Puntos clave sobre la programación de vacaciones:

1. La presencia de un calendario de vacaciones es obligatoria para todos los empleadores-personas jurídicas y se prevé responsabilidad administrativa en caso de su ausencia;
2. El empleador aprueba el formulario del calendario de vacaciones de forma independiente (es posible utilizar el formulario unificado No. T-7);
3. El orden de las vacaciones en el cronograma lo determina el empleador, necesariamente se tienen en cuenta los deseos de solo algunos empleados;
4. El empleador está obligado a notificar a los empleados la fecha de inicio de las vacaciones de acuerdo con el cronograma.

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Base normativa

1. Código del Trabajo de la Federación de Rusia
2. Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 5 de enero de 2004 N 1 “Sobre la aprobación de formularios unificados de documentación contable primaria para el registro del trabajo y su pago”
3. Cartas desde Rostrud

• de 30 de julio de 2014 N 1693-6-1;
• de 22 de marzo de 2012 N 428-6-1;
• de 20 de diciembre de 2011 No. 3683-6-1

Descubra cómo leer los textos oficiales de estos documentos en la sección

El calendario de vacaciones está diseñado para brindar vacaciones anuales a los empleados de la empresa. Al mismo tiempo, de acuerdo con el artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, Parte 2, el calendario de vacaciones aprobado por el empleador es obligatorio tanto para cada empleado como para el propio empleador.

Importante: La programación es obligatoria para todas las entidades legales, independientemente del tamaño del personal de la organización. Si dicho documento no está disponible en la empresa, se trata de una infracción administrativa con sanciones.

A continuación puede descargar una plantilla de calendario de vacaciones gratuita en Excel y un ejemplo de cómo completarla.

¿Es posible dividir el período vacacional en partes?

Cada empleado tiene derecho a dividir sus vacaciones en dos partes iguales, cada una de las cuales debe ser de al menos 14 días. En esta situación, surgen algunas dificultades a la hora de cumplimentar el formulario T-7, ya que no requiere tales acciones. Sin embargo, el problema de cómo completar el cronograma si las vacaciones anuales se dividen en partes aún está resuelto.

Algunos especialistas en recursos humanos utilizan líneas adicionales o añaden otra columna para la visa del empleado. Otros empleados utilizan el adicional que viene con el horario.

¿Cómo reflejar correctamente el año pasado?

Si, por necesidades de producción u otras razones, en el año en curso no fue posible tomar todos los días a los que tiene derecho el empleado, dicho saldo se denomina vacaciones no utilizadas. Para los subordinados, los gerentes olvidadizos o los adictos al trabajo, los días de vacaciones no utilizados tienden a acumularse y aumentar.

¿Cómo realizar correctamente una entrada en el Formulario T-7? Podría verse así: "Días naturales y fecha de inicio: 14 para 2014 desde el 05/09/2016, 28 para 2015 desde el 29/09/2016, 28 para 2016 desde el 28/11/2016".

¿Es posible especificar sólo el mes?

En la mayoría de los casos, los responsables de recursos humanos indican sólo el mes de vacaciones previstas de los empleados. Sin embargo, nadie prohíbe especificar fechas concretas. Todo depende de cómo funciona el departamento de RRHH y la dirección de la empresa.

¿Está permitido completar al inicio de las vacaciones?

Esto no es posible, ya que el art. 123 establece que el cronograma se elabora en cualquier empresa a más tardar 14 días antes del inicio del próximo año.

¿Qué empleados deben incluirse en el documento?

Se deben incluir en el cronograma los siguientes tipos de vacaciones:

1. pago básico anual;
2. pago adicional anual;
3. no utilizado por el empleado en el año en curso y transferido al año siguiente.

Se elabora un plan de prioridad de descanso para todos los trabajadores:

• empleados en su lugar de trabajo principal;
• para personas que combinan actividades laborales (trabajadores a tiempo parcial).

Los ciudadanos que trabajan bajo contrato civil no están incluidos en el horario, ya que no tienen derecho a vacaciones anuales retribuidas.

También el plan no incluye licencias administrativas (sin sueldo), licencia de maternidad y cuidado de hijos.

¿Necesito flashearlo?

No, no es necesario que muestre el cronograma, ya que es un documento informativo y es necesario consultarlo con frecuencia.

Duración del tiempo de descanso principal

La duración de las vacaciones básicas anuales retribuidas es, por regla general, de 28 días naturales (artículo 115 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Artículo 115 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Duración de las vacaciones básicas anuales retribuidas

Se conceden a los empleados vacaciones anuales básicas retribuidas durante 28 días naturales.

Se proporciona a los empleados una licencia básica anual remunerada de más de 28 días calendario (licencia básica extendida) de conformidad con este Código y otras leyes federales.

Procedimiento de llenado

El trabajo de completar la tabla comienza cuando el empleado de RR.HH. ingresa información en las primeras seis columnas. Se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

• Columna 2– puesto de empleado especificado en la tabla de personal.
• Columna 4– indicación de los números de personal; si no se asigna ninguno, se omite la columna.
• Columnas 7-9– el especialista en recursos humanos completa un texto escrito a mano, indicando que los empleados se van de vacaciones. Luego del regreso de los empleados, se toman las notas correspondientes en la columna 7.
• Columna 8– indica el documento que sirve de base para la transferencia de las vacaciones.

La fecha de inicio para ellos se ingresa en la columna No. 6, y si está sujeta a cambios, se ingresa en las columnas 8-9.

El gerente tiene derecho a agregar una columna adicional 11 al formulario, en el que cada trabajador deberá firmar, acreditando su conocimiento. En el camino, puede crear notificaciones que se utilizan como archivos adjuntos, así como realizar ciertos cambios con respecto a la fecha de licencia según la solicitud del empleado.

Procedimiento de aprobación

La orden de concesión del descanso a los trabajadores siempre es aprobada únicamente por el director de la empresa. El documento está avalado por el jefe del departamento de RRHH y el director de la empresa. Los representantes sindicales podrán participar en el proceso de elaboración del calendario de vacaciones.

¿Hay un sello?

No es necesario colocar un sello, a menos que las normas internas del empleador establezcan un procedimiento diferente. El calendario de vacaciones es un documento interno de la empresa. Por lo tanto, no es necesario ponerle un sello.

El sello de la organización, por regla general, es una confirmación adicional de la autoridad de la persona que firmó el documento para contratistas externos. No hay detalles del sello en la forma unificada del anexo No. T-7, que fue aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1.

Si el empleador utiliza un formulario de horario desarrollado de forma independiente, entonces, si lo desea, puede proporcionar detalles impresos en él y completarlo.

Errores comunes y formas de evitarlos

Para elaborar correctamente un calendario de vacaciones, es necesario conocer las normas de la legislación vigente. y recuerda que:

1. El jefe y el adjunto no pueden irse de vacaciones al mismo tiempo.
2. El departamento debe retener tantos empleados como sea posible para apoyar su funcionamiento normal.
3. Los especialistas del mismo perfil no pueden tomar vacaciones al mismo tiempo.
4. Las vacaciones acumuladas durante varios años no conviene resumirlas, es mejor dividirlas en varias partes.
5. No es necesario asignar las responsabilidades de un empleado de vacaciones a alguien que tiene derecho a irse de vacaciones fuera de turno.
6. La distribución de los días de vacaciones debe formarse de tal forma que el proceso de trabajo y los trabajadores no se vean perjudicados.

familiarización de los empleados

Dado que el calendario de vacaciones no siempre refleja los deseos de los empleados, es aconsejable familiarizar a todos los empleados con su versión aprobada. Para hacer esto, puede proporcionar una columna especial en forma de calendario de vacaciones (“Estoy familiarizado con las fechas de vacaciones”) o elaborar una hoja de familiarización.

El empleador está obligado a notificar a cada trabajador la fecha de inicio de las vacaciones mediante firma personal. a más tardar dos semanas (parte 3 del artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Para ello, puede incluir una columna adicional en el formulario de programación (“Notificado sobre la fecha de inicio de las vacaciones”). También son posibles otras opciones para notificar a los trabajadores, por ejemplo, declaraciones, una visa de familiarización con una orden de vacaciones (). El empleador determina de forma independiente el método más apropiado para notificar a los empleados sobre las vacaciones.

Entonces, analizamos cómo trabajar con el calendario de vacaciones anuales. En resumen, observamos que este es un documento obligatorio que debe formarse en toda empresa con la constitución de una persona jurídica. El documento es aprobado y firmado por el responsable de la organización.

Un plan de prioridad de vacaciones se elabora 14 días antes del inicio del nuevo año calendario. Los cambios se realizan en casos individuales (sujeto a la solicitud del empleado y otros documentos). Para reflejar la información de forma clara y correcta, se utiliza el formulario unificado T-7, pero también se permite la opción de formato libre.

Vídeo sobre el tema.

Mire un video sobre cómo elaborar un calendario de vacaciones utilizando el formulario T-7:

Si encuentra un error, resalte un fragmento de texto y haga clic en Ctrl+Entrar.

El calendario de vacaciones es un documento obligatorio tanto para el empleador como para el empleado. Se aprueba a más tardar dos semanas antes del inicio del año para el cual se elabora este cronograma (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), es decir. a más tardar el 17 de diciembre. El calendario de vacaciones para 2019 debía aprobarse a más tardar el 17 de diciembre de 2018.

Calendario de vacaciones: cómo elaborarlo correctamente

Algunos contadores se preguntan: ¿cómo crear un cronograma de vacaciones? De hecho, la preparación de este documento no debería causar ninguna dificultad particular. Pero al elaborar un calendario de vacaciones, es necesario tener en cuenta algunos matices.

Calendario de vacaciones: reglas de registro y cambios.

Al preparar un calendario de vacaciones para el próximo año calendario, primero tiene sentido acordar el tiempo de vacaciones de aquellos empleados que tienen derecho a ellas en un momento que les resulte conveniente.

• maridos cuyas esposas están de baja por maternidad (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• trabajadores a tiempo parcial. El hecho es que a esta categoría de trabajadores se les debe conceder la licencia al mismo tiempo que la licencia en su lugar de trabajo principal (artículo 286 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• trabajadores menores (artículo 267 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• donantes honorarios de Rusia (cláusula 1, cláusula 1, artículo 23 de la Ley Federal del 20 de julio de 2012 N 125-FZ);
• cónyuges de personal militar que planean vacaciones al mismo tiempo que su cónyuge (cláusula 11, artículo 11 de la Ley Federal de 27 de mayo de 1998 N 76-FZ);
• Víctimas de Chernobyl (cláusula 5 del artículo 14 de la Ley de la Federación de Rusia del 15 de mayo de 1991 N 1244-1).

Es mejor recopilar declaraciones de dichos empleados en las que indiquen sus deseos con respecto a las fechas de vacaciones. Estas declaraciones confirmarán que efectivamente les ha concedido permiso a estos empleados en un momento conveniente para ellos. Pero conviene tener en cuenta que posteriormente el empleado puede cambiar de opinión y cambiar el tiempo de vacaciones deseado. En este caso también tiene sentido obtener la correspondiente declaración del empleado.

Qué incluir en tu agenda de vacaciones

Nuestra tabla te ayudará a comprender cómo se elabora el cronograma de vacaciones y qué se refleja en él:

Qué mostrar en gráficos	Un comentario
Una lista de empleados	El calendario refleja absolutamente a todos los empleados con los que se ha celebrado un contrato de trabajo.
Número de días de vacaciones	Se indica el número de días de vacaciones que un empleado en particular tiene derecho a reclamar. Lo mejor es indicar todos los días de vacaciones que le corresponden al empleado. Para ello, se suman los días (días del año para el cual se elabora el calendario de vacaciones y días no disfrutados de años anteriores) y días asignados al empleado de acuerdo con la ley y/o en base a un convenio colectivo/regulación local (artículo 120 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Fecha estimada de inicio de vacaciones	Aquí puedes reflejar ya sea una fecha específica o simplemente el mes en el que el empleado se irá de vacaciones. Sin embargo, si solo se especifica el mes, el empleado deberá redactar una solicitud de vacaciones indicando una fecha específica. Si la fecha se indica inicialmente en el cronograma de vacaciones y el empleado se va de vacaciones estrictamente de acuerdo con el cronograma, entonces no será necesario escribir dicha declaración. Por cierto, si en su cronograma solo se anota un mes de vacaciones, le recomendamos que estipule en la ley reguladora local (LNA) que el empleado debe presentar una solicitud de vacaciones indicando una fecha de inicio específica a más tardar dos semanas antes. irse de vacaciones. En primer lugar, esto es necesario para que el empleador tenga tiempo de notificar al empleado sobre las próximas vacaciones (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Y, en segundo lugar, para que el departamento de contabilidad tenga tiempo de calcular y pagar las vacaciones de manera oportuna (artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Posibilidad de dividir las vacaciones en partes.	El cronograma se puede complementar con la columna correspondiente en la que los empleados firmarán, dando su consentimiento para irse por partes. Es importante recordar que al menos una parte de las vacaciones debe ser de al menos 14 días naturales (artículo 125 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Programa de vacaciones:

El empleador tiene derecho a desarrollar su propio calendario de vacaciones. Este formulario deberá adjuntarse como anexo a la política contable. O puede utilizar el formulario unificado T-7 "Calendario de vacaciones" (aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 5 de enero de 2004 N 1).

Calendario de vacaciones: formulario

Si aún decide no desarrollar su propio formulario de calendario de vacaciones, puede descargar el formulario de calendario de vacaciones unificado.

Orden en horario de vacaciones: muestra

No es necesario emitir una orden para aprobar el cronograma de vacaciones como documento separado. Después de todo, la firma del jefe de la organización/empresario individual, que aprueba el calendario de vacaciones para el próximo año, se coloca en el calendario mismo.

Es cierto que un empleador puede emitir, por ejemplo, una orden que obligue a los jefes de departamento a recopilar y presentar datos sobre las vacaciones de los empleados subordinados a ellos para preparar un calendario de vacaciones unificado.

Orden sobre la elaboración de un calendario de vacaciones: muestra

Esta orden se puede emitir de la siguiente manera:

LLC "Conejito soleado"Orden No. 93sobre la programación de vacaciones anuales

Moscú 19/11/2018

Elaborar y aprobar el calendario de vacaciones para 2019.

Ordeno:

1. Los jefes de departamento a más tardar el 07/12/2018 deben presentarlo por escrito al jefe del departamento de recursos humanos, K.I. Elizarova. Información para la elaboración de un calendario de vacaciones para 2019.

Al preparar la información, debes considerar:

- deseos de los empleados que tienen derecho a irse en el momento que más les convenga;

- deseos de los empleados con respecto a la división de las vacaciones básicas anuales retribuidas en partes, una de las cuales, de conformidad con el art. 125 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia debe ser de al menos 14 días naturales;

- período de vacaciones para los trabajadores a tiempo parcial en su lugar de trabajo principal.

2. Jefe del Departamento de Recursos Humanos K.I. Elizarova preparar un cronograma de vacaciones pagadas y presentarlo para su aprobación a más tardar el 12 de diciembre de 2018.

3. Jefe del Departamento de Recursos Humanos K.I. Elizarova llevar esta Orden a las siguientes personas:

- jefe de contabilidad Kustodieva A.V.;

- Jefe del Departamento de Ventas Egorov V.T.;

- Jefe del Departamento de Adquisiciones Trunov N.N.

4. Confíe el control de la ejecución de la Orden a la jefa del departamento de Recursos Humanos, K.I. Elizarova.

Director General Solnyshkov V.S.

Han sido familiarizados con la Orden:

Jefe del Departamento de Recursos Humanos______________K.I. Elizarova

Contador jefe ___________________ A.V. kustodieva

Jefe Departamento Comercial_____________ V.T. Egorova

Jefe Departamento de Compras_____________N.N. Trunov

Las personas familiarizadas con dicha orden, además de su firma, deberán indicar la fecha de conocimiento.

Aprobación del calendario de vacaciones

El calendario de vacaciones es aprobado por el jefe de la organización o empresario individual. Además, si existe un sindicato, el empleador debe tener en cuenta su opinión a la hora de aprobar el calendario de vacaciones para el próximo año (artículo 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Una vez que el gerente aprueba el cronograma de vacaciones, los empleados deben estar familiarizados con este cronograma. De lo contrario, este documento no será vinculante para ellos (artículos 22, 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Es mejor familiarizar a los empleados con el calendario de vacaciones previa firma. Para ello, el cronograma se puede complementar con la columna “He leído el cronograma (fecha, firma)”.

Ejemplo de calendario de vacaciones para 2019

A la hora de preparar tu calendario de vacaciones, puedes utilizar el nuestro.

Realizar cambios en el calendario de vacaciones.

Un empresario no puede predecir todos los posibles movimientos de personal con un año de antelación. Por ejemplo, despido de empleados, aplazamiento de vacaciones o retirada de las mismas. Por tanto, es inevitable realizar diversos cambios en el calendario de vacaciones.

¿Dónde se reflejan los cambios en el calendario de vacaciones?

Para reflejar los cambios, se utilizan las columnas 7 a 10 del formulario de calendario de vacaciones unificado (formulario T-7):

• La columna 7 refleja la fecha real en que el empleado se fue de vacaciones;
• La columna 8 indica el documento sobre cuya base se pospuso la fecha prevista de inicio de las vacaciones. Dicho documento, por ejemplo, puede ser una solicitud de un empleado con una solicitud para posponer las vacaciones, respaldada por el gerente (artículo 124 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• en la columna 9 debe indicar la fecha prevista de vacaciones. Por ejemplo, si una empleada decide posponer sus vacaciones hasta el período en que su esposa esté de baja por maternidad;
• La columna 10 refleja varias notas.

Por cierto, tiene sentido complementar el calendario de vacaciones con la columna "He leído los cambios", en la que los empleados firmarán después de realizar ajustes en este documento. Además, es mejor registrar la fecha límite para presentar una solicitud para posponer las vacaciones en el LNA. Nuevamente, para que el departamento de contabilidad pueda calcular y pagar las vacaciones al empleado a tiempo.

Hacer adiciones al calendario de vacaciones

Sucede que una vez aprobado el calendario de vacaciones para el próximo año, se contratan nuevos empleados. ¿Qué hacer con el cronograma en esta situación? El Código del Trabajo no obliga al empleador a realizar adiciones al calendario de vacaciones ya aprobado. Aquellos. A los empleados recién contratados sólo se les podrá conceder licencia previa solicitud.

Es cierto que nadie prohíbe complementar el calendario de vacaciones aprobado con información sobre vacaciones para los nuevos empleados. Esto se puede hacer aprobando un cronograma de vacaciones adicional que contenga información sobre la fecha de inicio planificada de las vacaciones solo para los nuevos empleados.

¿Cuánto tiempo debes mantener tu calendario de vacaciones?

Debe almacenar este documento durante un año (cláusula 693 de la Lista, aprobada por Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 25 de agosto de 2010 N 558)

Responsabilidad por la falta de un calendario de vacaciones.

La ausencia de un calendario de vacaciones amenaza al empleador con una multa por el monto (Parte 1 del artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia):

• desde 30.000 rublos. hasta 50.000 rublos. para la propia organización, desde 1000 rublos. hasta 5000 frotar. - para sus funcionarios;
• desde 1000 frotar. hasta 5000 frotar. para empresarios individuales.

Vacaciones en la hoja de horas

El código de vacaciones específico en la hoja de tiempo de trabajo (formulario No. T-12 o formulario No. T-13, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1) se indica dependiendo del tipo de vacaciones:

tipo de vacaciones	código de letras	código numérico
Vacaciones básicas anuales retribuidas	DE	09
Vacaciones anuales adicionales retribuidas	sobredosis	10
Licencia no remunerada concedida a un empleado con el permiso del empleador	ANTES	16
Licencia sin goce de sueldo, que el empleador está obligado a conceder al empleado cuando éste lo solicite en virtud de la ley	ONZ	17
Vacaciones anuales adicionales sin sueldo (por ejemplo, previstas por un convenio colectivo)	DB	18
Licencia por maternidad/licencia por adopción	R	14
Licencia parental hasta que el hijo cumpla tres años	refrigerante	15
Licencia de estudios remunerada	Ud.	11
Licencia de estudios no remunerada	UD	13

La hoja de horas está marcada con un código alfabético o numérico; no es necesario indicar ambos códigos.

Vacaciones en la hoja de horas: muestra

Veamos un ejemplo de cómo se reflejan las vacaciones en una hoja de horas.

Ejemplo. Trabajadora Petrova E.F. Se otorgaron vacaciones anuales básicas pagadas por 7 días calendario a partir del 8 de abril de 2019. En la página 2 de la hoja de tiempo en el formulario T-12 para la primera mitad del mes*, las entradas para este empleado se verán así:

1 2 3 5 6 48

Número en orden	Apellido, iniciales, cargo (especialidad, profesión)	Número personal	Notas sobre asistencia y ausencia al trabajo por día del mes
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Total trabajado durante la primera mitad del mes
4
1	Petrova Elena Fedorovna, contadora	054	I	I	I	I	I	EN	EN	DE	DE	DE	DE	DE	DE	DE	I
			8	8	8	8	8										8

Los matices de reflejar las vacaciones en la hoja de horas.

Hablando de indicar los días de vacaciones en la hoja de horas, es importante tener en cuenta que:

• Los días festivos no laborables que caen durante el período de vacaciones se marcan con el código de letras “B” o el código digital “26”. Después de todo, esos días no se incluyen en el número de días naturales de vacaciones (artículo 120 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• Si un empleado se enferma mientras está de vacaciones, es posible que sea necesario realizar correcciones en la hoja de horas. Por ejemplo, en una situación en la que un empleado no extendió sus vacaciones por días de enfermedad, pero decidió.

Basado en el art. 123 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, los empleadores aprueban periódicamente un plan para el futuro descanso de los empleados y lo aprueban a más tardar 2 semanas antes del final del año en curso. Por ejemplo, el calendario de vacaciones para 2019 (puede descargar Excel de forma gratuita a continuación) debería haber aparecido en la organización a más tardar el 15 de diciembre de 2017, y el calendario de vacaciones para 2019 en Excel debe aprobarse antes del 17 de diciembre de 2018. Este ligero aplazamiento se debe a que el 15 de diciembre cae en sábado, día libre. Por lo tanto, el plazo puede posponerse para el siguiente día hábil, aclara el Ministerio de Trabajo en Oficio N° 14-2/OOG-9399 de fecha 8 de diciembre de 2017.

La empresa tiene derecho a desarrollar su propia plantilla de muestra y aprobar el calendario de vacaciones con base en este documento. Pero sus detalles deben coincidir necesariamente con los incluidos en el calendario de vacaciones del formulario unificado T-7, cuyo formulario es aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de 5 de enero de 2004 No. 1.

Plantilla de calendario de vacaciones para 2019 (formulario)

Calendario de vacaciones del formulario unificado T-7: muestra de llenado

Completar y trabajar con este documento se puede dividir en varias etapas. A continuación se muestra un ejemplo de cómo completar un calendario de vacaciones para 2019. La opción propuesta es relevante para redactar el formulario T-7 para un período futuro en papel y le ayudará si necesita saber cómo redactar, completar y aprobar el cronograma de vacaciones para 2019 en 1C. Las reglas de llenado son similares.

Tenga en cuenta que en algunas empresas lo primero que hacen es emitir una orden aprobando el calendario de vacaciones para 2019. Las organizaciones desarrollan una muestra de dicho documento de forma independiente. Pero no lo consideramos en el artículo, ya que no es un pedido obligatorio.

La etapa uno. Relleno

1. El nombre de la unidad estructural se ingresa en la primera columna.

2. En el segundo, el nombre del puesto de una persona de esta unidad, según.

3. El nombre completo se ingresa en la tercera columna. personas de la unidad especificada que ocupan este puesto.

4. En la cuarta columna anotamos el número de personal de la persona; se puede ver en o en.

5. En la quinta columna ingresamos el número total de días de descanso a los que tiene derecho el empleado por el tiempo trabajado. Si un empleado no utilizó ningún día de descanso en períodos anteriores, aquí se resumen todos: obtendrá este calendario de vacaciones inteligente para 2019 en Excel (puede descargar el formulario de forma gratuita al principio del artículo).

6. En la sexta columna ingresamos información sobre las fechas planificadas de vacaciones.

Etapa dos. Coordinación (si hay sindicato)

Sexta etapa. saliendo de vacaciones

Una vez aprobado el calendario de vacaciones (descarga gratuita del formulario T-7 2019), el descanso de acuerdo con este plan es obligatorio para todos. Es imposible cancelar este documento. Los siguientes pasos son:

3. El empleado conoce la orden y la firma.

4. La columna 7 contiene las fechas de vacaciones del pedido.

5. En la tarjeta personal del empleado (modelo T-2) en el apartado VIII se ingresa información sobre las fechas de descanso de acuerdo con la orden.

Etapa siete. transferencia de vacaciones

A pesar de la simplicidad de trabajar con el formulario T-7, la vida hace sus propios ajustes. Por ejemplo, puede preparar y descargar un calendario de vacaciones en Excel para 2019, teniendo en cuenta los días festivos aprobados a nivel federal y regional. Además, hay que tener en cuenta que en ocasiones un empleado necesita reprogramar unas vacaciones planificadas dependiendo de las circunstancias. En este caso, el algoritmo de funcionamiento es el siguiente:

1. El empleado redacta con antelación una solicitud en formato gratuito.

2. La solicitud del empleado es aprobada por el superior inmediato (en este caso será el jefe de la empresa).

El gerente toma la decisión adecuada. Al realizar cambios en el formulario T-7, es necesario recordar que todos se realizan de la misma manera en que se aprobó el formulario (orden o visa del gerente).

3. La persona responsable de trabajar con T-7 ingresa la información necesaria en las columnas 8, 9 y 10. La información se toma de la solicitud del empleado o de la orden de modificación del calendario de vacaciones.

Si por acuerdo de las partes se decidió entre el empleado y el empleador que el primero no se irá de vacaciones en 2019, redacta una solicitud para posponer sus vacaciones, se acuerda la solicitud, las columnas 8, 9 y 10 son completado en el cronograma, la columna 7 no está completa.