Cómo trabajar en la caja registradora. Cómo hacer un informe X en una caja registradora: qué es, dónde presentarlo, la diferencia con un informe Z Cómo trabajar con una caja registradora

Trabajar con equipos de caja registradora al realizar pagos en efectivo requiere que el cajero realice las transacciones con precisión. En el proceso de aceptación de fondos y emisión de documentos, es posible que se requieran datos actuales. Una de las funciones importantes del equipo de caja registradora es la capacidad de obtener información sobre los pagos desde el inicio del turno de caja registradora sin cancelación. Puede conocer las operaciones realizadas durante el turno en el informe X. En el artículo veremos cómo crear un informe de caja registradora X, dónde se archiva y en qué se diferencia del informe Z.

Frecuencia de recogida de datos en la caja

Cuando se toma un informe X, los datos del turno no se borran y los ingresos actuales no se restablecen a cero. Puede generar un informe X un número ilimitado de veces. El número de muestreos no se refleja en otros informes ni en la memoria fiscal del equipo de caja registradora. Los indicadores no se ingresan en el diario del operador de caja, los datos en el informe X se reflejan desde la cancelación anterior (generación del informe Z), desde el inicio del turno de caja hasta el momento del retiro.

Eliminar el informe X no cierra el turno de caja registradora, a diferencia deInforme Z cancelando ingresos actuales. El documento del informe X indicará: “informe diario sin cancelación”.

El informe X se utiliza para el control interno del movimiento de ingresos. Con base en los datos obtenidos, los usuarios pueden alinear indicadores, verificar recibos de ingresos y realizar análisis de ventas continuos.

Comparación de características de X-report y Z-report

El informe X tiene diferencias significativas con el informe Z en términos de propósito, documentación y consecuencias de su formación.

Los datos del informe X le permiten evitar multas impuestas por violación de la disciplina monetaria. Consideremos uno de los posibles casos de seguimiento basado en indicadores del informe X.

La empresa Karamel LLC decidió utilizar monedas pequeñas para liquidar con los clientes a través de máquinas registradoras. Luego de abrir el turno, el cajero depositó el monto en el cajón de efectivo sin contabilizarlo, violando las instrucciones. Durante la jornada laboral, el administrador de la empresa "Caramel" comprobó el estado de las liquidaciones mediante la realización de un informe X. El documento no reflejaba la operación de “depósito” al recibir el fondo de canje. El administrador sugirió al cajero corregir la situación, evitando una posible multa en caso de una inspección por parte de la Inspección del Servicio Tributario de la Federación.

¿Qué datos contiene un informe X completo?

La información del informe X se utiliza principalmente para conciliar los ingresos recibidos con los documentos publicados en la caja. La opción más común es un informe completo con datos generales agrupados.

El informe se genera para controlar las acciones realizadas por el cajero y contiene los siguientes datos:

• El número de transacciones realizadas durante el período.
• Cantidades de efectivo recibidas de los clientes.
• Fondos depositados como moneda de cambio.
• Cheques pagados mediante transferencia bancaria mediante tarjetas.
• Importes emitidos en concepto de devolución (si este modelo de caja registradora tiene la función especificada en el informe).
• El importe del saldo de efectivo en la caja registradora.
• Disponibilidad de cheques pendientes.
• Impuestos asignados y descuentos proporcionados.

Los cajeros suelen utilizar el informe X para verificar la fecha, la hora y los detalles de la empresa al comienzo del turno. En función de la conformidad de los datos obtenidos en el informe con la norma, a menudo se juzga la capacidad de servicio del equipo. Una falla única en las lecturas del período no es señal de falla y puede ser causada por una sobrecarga de la red. Si periódicamente se repiten errores en la fecha y hora, deberás contactar con el servicio de atención al cliente. La causa de la avería depende del tipo de equipo.

Tipos de informes X

Además de los informes diarios con datos agregados, cuando se opera una caja registradora, es posible generar e imprimir un informe sobre indicadores más específicos. La generación de X-reports basados ​​en indicadores es necesaria para el análisis continuo y control interno sobre el movimiento de mercancías o actividad de la demanda por departamento. Los datos analíticos de la caja registradora actual se utilizan en organizaciones comerciales con una facturación importante.

Consideremos el caso de la necesidad de generar un informe X al realizar una devolución. Un comprador se puso en contacto con la empresa comercial de Novinka para devolver un producto con signos de defecto oculto, adquirido el mismo día. Se perdió el recibo de compra, pero el vendedor reconoció la mercancía como vendida en este punto de venta. Para confirmar el hecho de la venta, el administrador de la empresa Novinka realizó un informe X. El reclamo del comprador fue aprobado por el administrador, sobre la base de lo cual el cajero realizó una devolución con la ejecución del acto No. KM-3.

Casos en los que es necesario que un cajero realice un informe X

En el proceso de trabajar con equipos de caja registradora, el cajero utiliza la función de seguimiento del informe para las siguientes acciones:

• Controlar el cierre de un turno con informe Z por parte del cajero anterior.
• Consultar en los datos de caja registradora la fecha u hora de inicio de apertura del turno.
• Seguimiento de la recepción de un cheque en caja registradora en caso de un corte de energía en el momento de imprimir el recibo.
• Confirmación del registro del monto al recibir un cheque con la inscripción "el documento no es válido"
• Proporcionar datos al gerente o cajero senior cuando lo soliciten razonablemente.

Después de cerrar el turno de caja registradora, el informe X no se puede imprimir. El documento le permite obtener solo datos de transacciones actuales. Los indicadores de cambios de caja anteriores se pueden obtener del bloque EKLZ.

Personas que tienen acceso a informes sobre cajas registradoras.

La generación de informes X vigentes la realiza el empleado responsable de realizar las operaciones de turno de efectivo abierto u otra persona autorizada. Las siguientes personas tienen derecho a imprimir el informe:

• Cajeros que están empleados en un puesto y tienen un acuerdo de responsabilidad financiera (la condición es opcional y se establece a discreción del empleador). Otros empleados de la empresa, incluso por un período de tiempo libre del trabajo como cajero, no no tiene derecho a dar servicio a la caja registradora. El cajero debe tener permiso para imprimir informes X.
• Administradores, cajeros senior que cuentan con contraseña de acceso al modo de generación de informes sin cancelación de ingresos, derecho otorgado por el gerente.
• Especialistas del centro de servicio del centro de servicio central a la hora de configurar o eliminar averías. El acceso al equipo se proporciona a solicitud del gerente o persona responsable.
• Los inspectores fiscales al verificar el cumplimiento de los documentos de caja y caja registradora con el consentimiento del gerente y a través de personas con acceso.

El procedimiento y periodicidad de realización del informe se establece mediante orden. En ausencia de orden y restricciones, el cajero tiene derecho a verificar el estado del efectivo en la caja registradora sin el permiso de la gerencia.

Restricciones de acceso a los informes X

Varias empresas limitan la capacidad de los cajeros para obtener datos sobre el estado actual de la caja registradora. Si se prohíbe el acceso a la caja registradora, se establece una contraseña que no coincide con la contraseña del cajero para identificación personal y laboral.

El acceso limitado viene explicado por la normativa interna y se establece para eliminar situaciones:

• Prevenir el robo de efectivo.
• Capitalización de fondos excedentes.
• Amortización de déficits cuando se identifiquen en la facturación actual.

En ausencia de la capacidad del cajero para retirar incontrolablemente el informe X, se evitan situaciones de defraudación de clientes y robo del exceso de efectivo del cajón de efectivo.

La desventaja del acceso limitado a los datos actuales es la incapacidad del cajero para ajustar el estado de los ingresos verificados por las autoridades de control. Al realizar una verificación por parte del Servicio de Impuestos Federales como parte de un control planificado o un evento según el cronograma del departamento de caja registradora, puede surgir una situación en la que se detecten excedentes en el cajón de efectivo, lo que conllevará la imposición de una multa.

Problemas al generar o imprimir un informe X

El equipo de caja registradora puede fallar antes del final de su vida útil. La causa de la avería puede ser un mantenimiento inadecuado del equipo o fallos de piezas de las que depende el rendimiento del equipo. En algunos casos, se puede identificar una avería realizando un informe X.

El formulario no es un documento contable primario y no está sujeto a almacenamiento con fines contables o fiscales. La empresa puede guardar los informes X impresos después de la apertura del día de la caja registradora. La presentación se realiza simultáneamente con los informes Z realizados al final del turno.

Respuestas a preguntas urgentes sobre el Informe X

Veamos las respuestas a las preguntas más frecuentes.

(informe actual - sin borrar - sin cerrar) se puede obtener haciendo clic en el botón en el panel superior "Informe X" o "F1", luego use la flecha "arriba" o "abajo" en el teclado para seleccionar el campo "Crear informe X" y presione la tecla "Entrar". Primero se abrirá un informe X en la ventana actual (Fig. Informe X), si necesita imprimirlo (si hay una caja registradora conectada), presione la tecla "Entrar". El informe se imprimirá en papel.

"Informe Z" o "F1", luego use la flecha hacia abajo en el teclado para seleccionar el campo "Eliminar informe Z" y presione la tecla "Entrar". Primero se abrirá un informe Z en la ventana actual (Fig. Informe Z). Después de presionar la tecla "Entrar", el informe se imprimirá en papel (la caja registradora está conectada), se cerrará el turno y el monto del débito se restablecerá a cero. El programa mostrará el mensaje: “Turno cerrado” (Fig. Turno cerrado). Si el turno actual aún no está abierto, la estación de trabajo del Cajero mostrará una ventana de advertencia "El turno está cerrado, la operación es imposible".

Turno cerrado

Puede obtener un informe de sección presionando "F1" y usando las flechas "arriba", "abajo" del teclado, seleccione el campo "Eliminar informe de sección" y presione la tecla "Entrar".

Para cerrar el programa, presione “Ctrl”^“Q”; en este caso, no se muestra la notificación (solicitud de confirmación de la acción). Tenga en cuenta: si en la configuración del lugar de trabajo automatizado del Cajero en la sección "General" está configurada la opción "Apagar la computadora al salir del programa", entonces esta acción no apagará la computadora. Cuando presiona las teclas “Alt”^F4 o el botón con una cruz en el panel superior a la derecha, la estación de trabajo le pedirá que confirme la operación de salida (Fig. 41). Para confirmar la finalización del trabajo, presione la tecla "Entrar", para cancelar la acción - "flecha derecha" para "Cancelar", luego "Entrar".

Salir del programa

X, Z – informe bancario e impresión del último cheque emitido por el banco.

Eliminando (recibiendo) X – informe(informe actual) – sin borrar – sin cerrar) se puede obtener haciendo clic en el botón en el panel superior "Informe Terminal X" o “F1”, luego use la flecha “arriba” o “abajo” en el teclado para seleccionar “informes bancarios”, presione la tecla “Entrar” y seleccione el campo “Solicitar informe X”, presione la tecla “Entrar”. El informe se mostrará en la terminal del banco.

Recibir (recibir) Z – informar(cerrar, apagar) se puede obtener haciendo clic en el botón en el panel superior "Informe Terminal Z" o “F1”, luego use la flecha “arriba” o “abajo” en el teclado para seleccionar “informes bancarios”, presione la tecla “Entrar” y seleccione el campo “Solicitar informe Z (conciliación de totales)”, presione la tecla "Introducir clave. Se imprimirá el informe Z del terminal (conciliación de totales), se cerrará el turno del banco. Para imprimir el último cheque publicado para un banco, debe presionar el botón "F1" usando la flecha hacia abajo, seleccionar "Informes bancarios", presionar la tecla "Entrar" y seleccionar el campo "Imprimir el último cheque publicado". Aparecerá una ventana en la que deberás seleccionar qué recibo quieres imprimir.

Las operaciones con cajas registradoras son el principal conjunto de funciones para trabajar con el registrador fiscal. Las operaciones se llaman desde el escritorio mediante un botón.

Principios de trabajo

Por operaciones con caja registradora nos referimos a las siguientes operaciones:

1. Realizar un informe Z. El informe Z (informe con cancelación) es el informe final del día de caja actual. Al retirar el informe Z, finaliza el día de caja actual y comienza uno nuevo.

2. Rompiendo un cheque cero para comprobar el funcionamiento de la caja registradora.

3. Comprobar la hora en la caja registradora y en el sistema y, si es necesario, sincronizar la hora.

4. Realización del informe X. El informe X (informe sin cancelación) es un análogo del informe Z (informe con cancelación), que se diferencia de él solo en que no cierra el día de caja. Generalmente se utiliza durante un turno para conocer los subtotales del día de caja y retirar ingresos.

5. Depositar efectivo en la caja registradora. Por ejemplo, un pequeño cambio.

6. Retiro de efectivo de la caja registradora. Por ejemplo, ingresos.

Cualquiera de las operaciones con caja registradora se puede realizar a partir de la tarea " Mesero"y de la tarea" administrador del salón".

Diálogo de operaciones con caja registradora.

Pestaña de comandos básicos con caja registradora " Básico" es un conjunto de las operaciones más utilizadas. Suponemos que el cajero o bartender que utiliza la caja registradora y actúa como cajero ha leído el manual de uso de la caja registradora y ha recibido la formación adecuada, y no entramos en detalles. sobre qué es, por ejemplo, un informe Z y cuál es el procedimiento y las regulaciones para su eliminación. El ingeniero del servicio de caja y los representantes del servicio de impuestos pueden proporcionar información completa.

Los comandos básicos se pueden utilizar durante todo el día entre turnos.

Imprimir un cheque cero

"Imprime un cheque cero" - marque un cheque en blanco, lo que abrirá la caja registradora.

Eliminar un informe X

"Despegar informe x" - eliminar el informe con cancelación.

Hacer un informe Z

"Despegar informe Z" - eliminar el informe con cancelación.

Conciliación de cheques

Informe " Conciliación de cheques" se describe a continuación en la sección "Informes".

Depositar dinero en la caja registradora

"Depositar dinero" - depositar el cambio en la caja registradora.

Retirar dinero

"Retirar dinero" - retirar dinero de la caja registradora.

Servicio

Marcador " Servicio" contiene dos comandos de servicio.

Lista de cajas registradoras activas

Dado que puede haber varias cajas registradoras en el sistema, seleccionamos el dispositivo deseado en la lista y ejecutamos el comando para el dispositivo seleccionado.

"Fijar tiempo" - sincroniza la hora de la computadora y el registrador fiscal. Cuando se rompe una verificación de cero, también se produce una verificación de hora, pero con este comando puede forzar la sincronización.

"Cerrar cheque" - resolver situaciones de emergencia, cerrar un cheque. Como resultado de una falla de comunicación, un corte de energía o por alguna otra razón, el último cheque no cerrado puede permanecer en la memoria del registrador fiscal. Este comando cierra el cheque a la fuerza y ​​​​devuelve el registrador fiscal a su funcionamiento normal. En el estado de control abierto, no se pueden realizar operaciones con el registrador. Si incluso el cierre del cheque no dio resultados positivos, entonces debe comunicarse con un ingeniero de servicio de caja registradora.

Errores de KKM

En esta sección proporcionamos descripciones de los errores de la caja registradora con métodos para eliminarlos.

Trabajar con una caja registradora requiere ciertas habilidades. El cajero debe conocer todas las complejidades del trabajo con cajas registradoras, poder completar el registro del operador de caja, tomar informes Z y X y, por supuesto, tener experiencia en el cierre de una caja registradora.

Cómo operar una caja registradora

La preparación preliminar del KKM para su funcionamiento la lleva a cabo un especialista de su centro de servicio técnico (TSC). Al poner en funcionamiento la caja registradora, están presentes los cajeros, personas financieramente responsables. Un representante del centro de servicios central verifica la capacidad de servicio de la caja registradora, la prueba en funcionamiento e ingresa los datos para los detalles requeridos del recibo.

El trabajo con cajas registradoras solo puede confiarse a empleados que hayan recibido una formación especial (por ejemplo, en un centro de servicios central o simplemente en el proceso de incorporación a un puesto). Se debe celebrar un acuerdo sobre responsabilidad financiera total con los cajeros. Si es director o empresario individual, puede trabajar personalmente en la caja registradora.

Responsabilidades del director y cajero al trabajar con cajas registradoras.

Antes de comenzar a trabajar con la caja registradora, usted lleva consigo la llave de la caja registradora. Antes de comenzar a trabajar, usted, su adjunto, el administrador de turno o el cajero jefe (senior) (según el tamaño de su negocio) entregan a los cajeros contra recibo:

• llaves de la caja registradora y del cajón de efectivo;
• billetes y monedas para cambio;
• accesorios necesarios para el funcionamiento y mantenimiento de la caja registradora (cintas de recibos, cinta entintada, herramientas como cepillos de limpieza y pinzas para quitar cinta pegada).

Además, antes de trabajar en la caja registradora, usted o su representante autorizado están obligados, junto con el cajero:

• verificar las lecturas de los mostradores seccionales y de control con los datos del libro del cajero-operador del día hábil anterior;
• ingrese estos datos en el libro del día actual y certifique con sus firmas;
• redacte el comienzo de la cinta de control: indique en ella el tipo y número de caja registradora, la fecha y hora de inicio del trabajo, las lecturas del medidor;
• cerrar la cerradura de las lecturas del contador de efectivo;
• Asegúrese de que la caja registradora esté en funcionamiento y lista para usar.

Después de eso, le das las llaves al cajero y podrá empezar a trabajar.

Cómo crear un informe X en KKM

El informe X muestra qué transacciones se realizaron y por qué importes, y le permite controlar los ingresos. El cajero saca el primer informe X al comienzo del día, después de conectar la caja registradora a la electricidad, se asegura de que el numerador muestre ceros, enhebra el recibo y la cinta de control, verifica la fecha y, si es necesario, la corrige. a mano. El informe X al inicio del día coincidirá con los datos del diario del operador de caja (formulario KM-4) del día anterior.

Puede realizar no solo un informe X completo, sino también por separado para cada departamento o producto, así como para los cajeros. Puede solicitar dicho informe tantas veces como desee durante el día, por ejemplo, al final de cada turno. A diferencia del informe Z, el informe X no restablece los ingresos.

Al generar el informe X, sus datos se concilian con el importe real de los ingresos en la caja registradora. El último informe X se toma al final del día durante la conciliación final de ingresos (durante la recaudación).

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Cómo operar una caja registradora

Al comenzar a trabajar con la caja registradora, el cajero realiza varias comprobaciones de cero para comprobar el estado de funcionamiento de la caja registradora. Asegúrese de que sus cajeros calculen e informen a los clientes el monto total de la compra, especifiquen el método de pago (efectivo o tarjeta), y si de repente la caja registradora no acepta tarjetas, avisarán a los clientes. También asegúrese de que los cajeros entreguen recibos a los clientes si no quiere que le multen.

¿Cuándo se necesita un acto en el formulario No. KM-3?

Un acto sobre la devolución de fondos a los clientes en el formulario KM-3 se redacta en una copia al final del día en que se entrega el producto. El cajero lo firma y usted lo aprueba. La Ley KM-3 será necesaria solo si:

• el cliente rechazó la compra y emitió una devolución;
• El cajero cometió un error.

En el segundo caso, el cajero debe sacar rápidamente el cheque correcto y entregárselo al cliente. Un cheque con un error se cancela y se archiva con el acto (dado que los cheques se desvanecen rápidamente, es mejor copiarlos inmediatamente).

El formulario KM-3 incluye información sobre la caja registradora, el cajero y su programa de contabilidad. La ley también incluye el número y monto de cada cheque.

Cerrando la caja registradora. Cómo crear un informe Z en KKM

Al final del día, debe verificar los recibos en la caja registradora con las lecturas de la caja registradora. Puede hacerlo utilizando el informe X. Luego se elabora el informe Z del cajero, que contiene:

• controlar los datos del registro al inicio y al final del día;
• cantidad de ingresos;
• información sobre la cantidad total de dinero y cheques devueltos a clientes, cheques cancelados;
• información sobre descuentos.

El cajero no entregará el producto hasta que se complete el informe Z. El final de la cinta de control (impresión) del informe Z está firmado, indica el tipo y número de caja registradora, lecturas de los contadores de control, monto, ingresos, fecha y hora de finalización del trabajo. Sobre la base de este informe, se completan otros formularios de informes, por ejemplo, un registro de cajero-operador.

Los cajeros entregan el dinero y un informe de caja en el formulario KM-6 al cajero principal (jefe). Si tiene una o dos cajas registradoras, el producto se entrega directamente al cobrador. Luego, el cajero debe completar el registro, verificar el estado de la caja registradora y prepararla para mañana, desconectar la caja registradora de la red, cubrirla con una funda y entregarle las llaves contra firma.

Cómo completar el registro de cajero-operador

Las reglas para llevar un diario de operador de caja son similares a las reglas para completar un libro de operador de caja que se usaban antes. Se crea un registro para cada caja registradora por separado o uno común para todas las cajas registradoras.

En general, este registro se mantiene en el formulario No. KM-4, pero se permite completar el diario del operador de caja en el formulario abreviado No. KM-5 si la caja registradora está instalada en el mostrador de la tienda. Los camareros de los establecimientos de restauración también utilizan el uniforme KM-5.

Las entradas en el diario del cajero-operador se realizan con tinta o bolígrafo, sin borrones, las correcciones se certifican con las firmas del cajero y la gerencia (es decir, su autógrafo).

Si se lleva un diario para todas las cajas registradoras, las entradas se realizan en el orden de numeración de las cajas registradoras. Naturalmente, toda la información se ingresa en orden cronológico.

Debe llevar consigo la revista, junto con otros documentos importantes, por ejemplo, el pasaporte de la caja registradora.

El diario se completa diariamente después de que se toma el informe Z en la caja registradora. Contiene datos sobre ingresos, cheques devueltos por clientes y el número de cheques cero por día o por turno. El diario también refleja información sobre faltantes o excedentes si los resultados de los montos en la cinta de control difieren de los ingresos.