Как правильно писать шапку служебной записки. Служебная записка. Примеры, образцы

Внутренняя документация обычно вызывает больше всего вопросов и недоумения, поскольку официально не регламентируется законодательными актами. В различных сферах деятельности могут действовать отличающиеся правила для написания служебных, докладных, объяснительных записок. Служебная записка является одной из самых распространенных форм внутренней деловой корреспонденции. Чем она отличается от других внутренних документов, какие элементы для нее обязательны или могут варьироваться, в каких случаях она может оказаться необходимой, мы постараемся разъяснить в этой статье. Также будут приведены образцы написания служебных записок, составленных для различных целей.

Служебная записка: суть документа

Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.

СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.

Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.

Цель служебной записки

Главная цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:

• инициировать принятие какого-либо решения;
• донести до сведения получателя определенную информацию;
• отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
• ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

1. Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
2. Наименование подразделения, куда направляется документ.
3. ФИО и должность непосредственного получателя.
4. Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
5. Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
6. «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
7. Дата и номер служебной записки.
8. Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

• визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
• приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены :

• распоряжения;
• приказы;
• грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Оформление

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

• бумага формата А4;
• печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
• формат даты «дд.мм.гг»;
• расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
• отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Служебная записка онлайн

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера. При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

1. Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
2. Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
3. Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
4. Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов. Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности. Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

Содержание «командировочной» служебной записки

В свободной форме сотрудник предоставляет следующую информацию о своей командировке:

• дата отъезда и возвращения;
• цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
• сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
• описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Документ подается сначала в бухгалтерию организации, а затем – на визирование руководству.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую. Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств. Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать . Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

1. Фирма имеет много структурных подразделений, и устное решение вопроса может быть сопряжено с большей затратой времени, чем направление служебной корреспонденции.
2. Записка является прямым подтверждением своевременности передачи важной информации.
3. Документальная форма передачи информации снимает часть ответственности с отправителя.
4. Подтверждение времени командировки и использования для поездки личного транспорта сотрудника.
5. Служебная переписка подтверждает определенные действия компании, например, обосновывает расходы перед налоговой (в спорных случаях).

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Примеры написания служебных записок

Командировочная служебная записка

Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»
Нерубасскому Сергею Николаевичу
от Тюльпанова Александра Львовича,
занимающего должность менеджера
по обслуживанию оборудования отдела сервиса

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке в г. Тулу.

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с приказом № 27 от 10.09.2016 г. 11 сентября 2016 года я отбыл в командировку из г. Москвы в г. Тулу на личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, государственный регистрационный номер А869АВ 267 RUS). Обратно в г. Москву я вернулся 16 сентября 2016 года в 19:00.
Фактический срок моей командировки составил 6 календарных дней.
Прилагаю следующие подтверждения путевых издержек:
– Путевой лист от 11.09.2016 г. на 1 печатном листе.
– Копии кассовых чеков АЗС «Роснефть» от 11.09.2016 г. (трасса Москва-Тула) и от 16.09.2016 г. (г. Тула).
– Квитанция гостиницы «Профит» от 16.09.2016 г.

Менеджер по обслуживанию оборудования сервисного отдела Тюльпанов А.Л. Тюльпанов (подпись) 17.09.2016 г.

Служебная записка о выдаче продукции

Отдел трейд-маркетинга
Пионтковская Регина Семеновна, начальник отдела
Начальнику отдела продаж
ООО «Миракль»
Ветрову Сергею Афанасьевичу

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 11-ЦН от 23.08.2016
о выдаче продукции.

Прошу Вас провести согласование проведения акции по ТМ «Фрутоняня», имеющей целью увеличение розничных продаж соков данной торговой марки и рост дистрибуции.
Акция планируется к проведению в период с октября по ноябрь 2016 года в г. Рязани и г. Владимире на базе розничных торговых точек. Механизм акции предусматривает дополнительный подарок в виде 1 пачки сока ТМ «Фрутоняня» при покупке более 3 упаковок. Призовой фонд планируется распределить следующим образом:
– г. Рязань – 500 пачек по 200 мл;
– г. Владимир – 350 пачек по 200 мл.

Остаток продукции, не принявший участия в акции, должен быть возвращен на склад. Руководитель отдела трейд-маркетинга Пионтковская Р.С.Пионтковская (подпись) 23.08.2016 г.

Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем. Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий.

Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.

Назначение и виды данного документа

Служебные записки подразделяются по назначению и по степени доступности.

По назначению, то есть по виду донесенной информации , выделяют такие записки:

• Записки, которые способствуют принятию решения – это просьбы или требования рассмотреть какой-либо вопрос или предложение специалиста;
• Информативные записки – это такой вид документа, в котором содержится информация, которую работник хочет передать руководству;
• Отчетные записки – такие документы чаще всего готовятся по требованию руководства и содержат подробную информацию о каком-либо прошедшем процессе.

По степени доступности, то есть по открытости для всеобщего обозрения , записки бывают:

• Открытые – документы, доступные для всех или большинства сотрудников организации;
• Конфиденциальные – записки, доступные только узкому или ограниченному кругу лиц.

В отдельных случаях служебная записка прилагается вместе с рядом других записок. Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется . А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка.

Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.

Служебная записка – это своего рода способ общения между отделами, структурами или цехами. Обычно ее составляет работник или руководитель одного отдела на имя начальника другого отдела.

Взаимодействие между отделами является главной необходимостью в работе всей организации. Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.

Форма и содержание

Что касается содержания служебных записок, то чаще всего они освещают вопросы производственного типа, материальных или технических проблем, хозяйственные вопросы, а также вопросы, которые касаются информационного обеспечения.

Простым примером использования служебных записок может быть сломанный ксерокс в каком-либо отделе. Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.

По своей форме служебные записки не имеют определенного общепринятого стандарта. Однако каждая организация и, более того, каждый отдел имеют свой стандарт написания служебных записок, которого следует придерживаться работникам данного отдела.

Пример написания служебной записки представлен ниже.

Главному бухгалтеру ___________________

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В связи с поломкой принтера в отделе маркетинга, прошу выделить _____ руб. на банковский счет для приобретения нового оборудования.

Директор отдела маркетинга:________________________________.

« »___________ 2016 года

Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Правила грамотного оформления

Начинать служебную записку нужно с разъяснения сложившейся проблемы или ситуации . Нужно подчеркнуть, что именно послужило поводом для написания записки. После этого нужно перечислить, какой ответ ожидается получить от этого обращения, назвать точную просьбу и, если требуется, сумму, которую планируется реализовать.

Подпись на этом документе стоит того, кто составляет записку. Очень часто ее подписывает начальник отдела.

Если предприятие того требует, то под подписью проставляются визы лиц , которые заинтересованы в данной просьбе. Перечисляются инициалы, фамилии, подписи и даты. В некоторых случаях дописываются должности. Виза – это своего рода согласие лица с содержанием служебной записки.

Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.

Составление служебной записки в электронном виде

Составлять такой документ можно в электронном виде, если на предприятии допустима такая форма, что должно быть указано в организации. В таком случае это несомненное достоинство предприятия, так как упрощается отправка записки и значительно сокращается время ее рассмотрения.

Нужно знать, что составление записки в электронном виде мало чем отличается от бумажного шаблона.

Одним нюансом электронной записки можно считать, что в ней отсутствует имя адресата. Оно прописано в строке адреса. Если же записка отправляется определенному человеку, то в строке темы нужно прописать его имя и фамилию.

Подпись отдела при электронной отправке письма чаще всего уже автоматически вставляется, что позволяет значительно сэкономить время написания.

При отправке записки нужно запросить уведомление о прочтении письма. Это нужно как доказательство в разных случаях того, что вы действительно в определенное время отправили служебную записку.

Определенные нюансы составления

Хоть служебная записка и является общепринятым документом, не имеющим определенных стандартов, в ее составлении присутствуют разного рода особенности, возникающие в зависимости от цели написания записки. Эти особенности мы рассмотрим ниже.

На приобретение

Служебная записка на приобретение пишется на имя руководителя определенного отдела.

В ней указывается , что необходимо приобрести, в каком количестве и в каких целях.

На сотрудника

Служебная записка, которая пишется на определенного сотрудника, является докладной запиской.

Оформляется она по всем правилам с единственным отличием: докладная записка пишется от нижестоящего работника к вышестоящему начальнику.

На замену старого инвентаря

Особенностью такого документа является то, что нужно перечислить все причины замены такого инвентаря, чтобы их сочли целесообразными и просьбу о замене осуществили.

На премирование

В записке обязательно нужно перечислить все причины, по которым возможна выплата премии. Это может быть превышение рабочего времени, большой объем выполненной работы или работа при законном отпуске.

О повышении

В этой записке нужно перечислить, в связи с чем возможно повышение. Это может быть увеличение обязанностей, качества работы, предоставление дополнительных услуг.

О недоплате

В такой записке нужно указать сумму, которая не доплачена по некоторым причинам. Возможные причины также следует обозначить. Возможно, стоит прописать, чья вина стоит за невыплатой средств.

О поломке

При составлении записки о поломке нужно назвать поломанное оборудование и указать, какого рода поломка случилась, и в связи с чем оборудование вышло из строя.

О непредоставлении или передаче документов

В первую очередь здесь нужно указать наименование документа, а также сроки, в которые должен быть передан документ.

Таким образом, соблюдая все эти нюансы, можно грамотно составить служебную записку, которая поможет в решении какого-либо важного вопроса.

Важность документа

Чтобы оценить важность служебных записок, стоит понять, что этот вид документа поможет избежать многих крупных недоразумений между отделами, простоев в работе.

В целях бухгалтерского учета, а также налогообложения служебная записка играет важную роль, поскольку это финансовые вопросы, которые требуют особого внимания и соблюдения малейших нюансов.

Служебные записки также являются эффективной формой отказа в чем-либо. Этот документ подразумевает полное отсутствие отрицательного тона. Критика возможна, но она не должна быть направлена на одного человека или отдел.

Таким образом, служебная записка является универсальным средством решения многих проблем. Правильно составленный документ обеспечит эффективную и плодотворную работу организации.

Пример работы со служебными записками в электронной системе документооборота представлен в следующем видеосюжете:

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»).

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Внимание! «Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4 .
Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком . Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные.

Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример:

Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом

Васильеву И. В.

от HR-менеджера Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».

С уважением

Иванов Иван Иванович (подпись)

Мебели

Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.

от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

С уважением,

Петрова Мария Ивановна (подпись)

Канцтоваров

Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

Руководителю департамента материально-технического обеспечения

ЗАО «Сигма-Консалт»

Сидорову С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

• штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
• дырокол – 5 штук;
• блок разноцветный – 10 штук.

С уважением,

руководитель отдела по работе с клиентами

Иванова Ирина Ивановна (подпись)

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

Директору по снабжению

ООО «Сигма-Шторм»

Савину И.И.

от офис-менеджера Петровой Е.Е.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

• лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
• мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

С уважением,

Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»

Матвееву И. И.

от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

С уважением,

Кузнецова Елена Викторовна (подпись)

Инструментов

Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

Руководителю АХО ООО «Совремонт»

Петрову П.П.

от бригадира Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

Иванов Иван Иванович (подпись).

Настольной лампы

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

С уважением,

зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)

Автошин

В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»

Борисову Б.Б.

от начальника АХО Смирнова С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

С уважением,

Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.

Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

Служебная записка относится к одним из самых востребованных видов документов современного делопроизводства. Она выполняет функцию взаимодействия между руководством компании, структурными подразделениями и сотрудниками организации. Написание служебной записки требует соблюдения определенных правил, касающихся ее содержания и оформления. Соблюдая эти требования, вы всегда сможете эффективно донести информацию до коллег и подчиненных.

Из этой статьи вы узнаете:

Зачем нужны служебные записки?

Служебная записка относится к группе информационно-справочной документации. Главное назначение данной группы — обмен информацией между подразделениями компании и ее сотрудниками. Необходимость в составлении подобного официального письма возникает в нескольких случаях:

когда необходимо оперативно уведомить определенное должностное лицо о возникшей проблеме;

чтобы внести предложения об устранении этой проблемы;

чтобы согласовать планируемые действия;

Кроме того, среди целей такого письма может быть запрос информации, выдача инструкций или извещение. Она необходима, когда у сотрудника возникает потребность объяснить или согласовать с коллегами или руководством аспекты деловых вопросов. В ситуации, когда устного общения недостаточно, а сообщение необходимо задокументировать, составляют официальный письменный документ.

Отметим, что данный вид документации не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Информация, включенная в него, не может содержать распоряжений или приказов. Действующее законодательство не предусматривает определенных требований к подобным официальным бумагам. Порядок их оформления должен учитывать специфику организации. Как правило, его закрепляют в локальном нормативном акте компании, регламентирующем делопроизводственные процессы. Таким актом, например, может быть .

Чем отличаются служебные, докладные и объяснительные записки?

Документ составляют в свободной форме, придерживаясь общих правил оформления официальной документации. Ориентиром в том как писать должностное письмо для любого сотрудника может служить такой локальный нормативный акт как инструкция по делопроизводству. Среди общепринятых требований — соблюдение следующей структуры: Изложение причин составления, фактов и событий, инициировавший ее написание; Анализ проблемной ситуации (при наличии) и предложение путей выхода из нее; Изложение конкретных выводов, формулирование просьб и предложение конкретных действий; Что касается стиля изложения информации, рекомендуется использовать , избегать излишней многословности, не использовать сложные речевые обороты. Соблюдение этих правил позволяет кратко и по существу изложить суть ситуации.

В тексте не используют приветствия и завершающие пожелания. Письмо заканчивают словами: «Считаю... (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю...», «Прошу... (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)»

Как составить должностное письмо?

Как и любой другой официальный документ, служебку оформляют на листе А4. Она может быть как написана от руки, так и напечатана на компьютере. В любом случае, подпись составителя должна быть собственноручной.

Содержание	Название поля
ФИО лица и его должность, название структурного подразделения. (Если официальная бумага адресована должностному лицу, фамилию помещают после инициалов. Должность адресата указывается в дательном падеже, название структурного подразделения — в именительном).	Адресат
ФИО составителя и его должность, название структурного подразделения. (Если в написании принимала участие группа людей, составителем является представитель инициативной группы или руководитель отдела. Перечень сотрудников можно привести в последнем абзаце. Листок с подписью составителей оформляется как приложение).	Составитель
Докладная, должностная или объяснительная.	Наименование документа
Исходящий номер в и буквенное обозначение вида документа	Регистрационный номер
Дата подписания арабскими цифрами с соблюдением последовательности: день, месяц, год.	Дата
Начинается предлогом «О» или «Об», включает краткое содержание. (В заголовке не используют глагольные конструкции, лучше воспользоваться отглагольным существительным в предложном падеже).	Заголовок к тексту
Раскрытие сути проблемного вопроса или описание ситуации, выводы и предложения. (Допускается использование текстового и табличного варианта изложения или их сочетания).	Текст
Отметку о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. (Если имеются какие-либо приложения, не названные в тексте, необходимо указать их наименования, число листов и число экземпляров).	Перечень приложений
Должность составителя, личная собственноручная подпись и ее расшифровка: фамилия, имя, отчество.	Подпись составителя

Оформление служебной записки по госту: образец с пояснениями

В настоящее время российское законодательство не содержит ни одного нормативно-правового акта, регламентирующего требования к содержанию должностного письма и его оформлению. Ранее делопроизводитель мог различать должностные письма, руководствуясь определениями Краткого словаря видов и разновидностей документов (разработан Главархивом Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела):

Должностное — информирует о выполнении определенных работ, направляется одним должностным лицом другому;

Докладное — адресовано вышестоящему руководству, излагает вопрос с выводами и предложениями составителя;

В ныне действующем Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ОКУД) служебная записка отсутствует как самостоятельный вид. Присутствует лишь упоминание о докладной. При этом она упоминается в связи с нарушением трудовой дисциплины и имеет свой код унифицированной формы N 0286041. Отмечается, что докладная составляется для информирования руководителя организации руководителем подразделения о конкретной ситуации для побуждения к принятию управленческого решения.

Тем не менее, написание официальных должностных писем повсеместно используется в делопроизводственной практике. В целях однотипности оформления официальной документации рекомендуется руководствоваться требованиями "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов".

Этот ГОСТ обязывает делопроизводителя использовать бланк официального должностного письма для его корректного оформления и устанавливает требования к подобным бланкам:

стандартный формат бланка — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм);

материал — белая бумага или бумага светлых тонов;

поля: правое — не менее 10 мм., левое, верхнее, нижнее — не менее 20 мм.

При оформлении должностного письма на компьютере рекомендуется использовать шрифт Times New Roman, с кеглем от 12 до 14 пунктом и межстрочным интервалом от 1-1,5 пункта. Текст служебки должен быть напечатан в чистовом варианте: без помарок и исправлений. При оформлении текста на нескольких страницах каждая из них должна быть пронумерована, начиная со второй страницы. Для нумерации используют арабские цифры без слова страница и знаков препинания. Номер проставляется в правой части верхнего поля.

Обязательный состав реквизитов для правильного оформления служебной записки (см. образец):

• название структурного подразделения; — 1
• наименование вида документа; — 2
• дата создания; — 3
• регистрационный идентификационный номер; — 4
• заголовок к тексту; — 5
• текст; — 6
• данные адресата; — 7
• собственноручная подпись составителя (с указанием должности); — 8
• визы согласования; — 9
• резолюция. — 10

Пример служебной записки

Как пишется служебная записка в электронном виде?

Как регистрировать официальные должностные письма?

Одна из основных функций делопроизводства — обеспечение оперативного поиска в документальной базе организации. Эта функция связана с передачей документации от составителя к исполнителю. Для того чтобы облегчить поиск среди огромного массива официальных бумаг, как правило, используются регистрационные формы.

Служебная записка — это носитель ценной организационной информации. Вопрос, изложенный в ней, требует принятия определенного административного решения руководством компании. Решение может быть оформлено в виде резолюции руководителя или его уполномоченного представителя. Следовательно, служебки нуждаются в регистрации наравне с другими внутренними документами.

Документацию , соблюдая порядок, принятый в организации. Правила оформления должностного письма содержат образец присваиваемого идентификационного номера. Как правило, для его присвоения используется хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение вида и структурного подразделения. Так, например, внутреннему документу может быть присвоен номер 0204-СЗ-ОП. Это говорит о том, что его порядковый номер в журнале — 204, он представляет собой служебку, оформленную в отделе продаж фирмы.

Регистрационный номер может быть присвоен как по месту составления, так и по месту получения. Это должно быть определено действующей инструкцией по делопроизводству.

Рассмотрение внешней служебной записки: согласование и резолюция

Минимальный срок рассмотрения служебных записок определяется внутренним нормативным актом организации. Заинтересованные лица изучают документ, после чего проставляют на нем визы согласования. После принятия того или иного управленческого решения по вопросу, освещенному в нем, руководитель компании выносит свою окончательную резолюцию по данной проблеме. Это и является конечным этапом процедуры рассмотрения.

Немного по-другому происходит процедура рассмотрения внешней должностной корреспонденции. В отличие от внутренней, этот вид документации оформляется на фирменных бланках и подписывается непосредственно руководителем предприятия. Полное наименование организации-адресата используется согласно уставу.

Данный документ также передается на рассмотрение всем заинтересованным лицам, которые проставляют на нем (или отдельном листе-приложении) визы . Виза, как правило, состоит из подписи и наименования должности визирующего сотрудника, расшифровки (фамилия и инициалы), даты подписания. Если подлинник официального должностного письма планируется оставить на хранение в организации, которая является получателем, визу необходимо проставлять в нижней части оборотной стороны его последнего листа. Если же подлинник возвращается составителю, отметка о согласовании должна находиться в нижней части лицевой стороны копии. По усмотрению компании (если это закреплено в локальных нормативных актах) визирование может производиться полистно, т.е. отметки проставляются на каждом листе, включая приложения.

Если у адресата возникают замечания, которые он хочет изложить составителю служебки, это можно сделать на отдельном листе, который подписывается и впоследствии прилагается к основному документу.

Финальным этапом рассмотрения, также как в случае с внутренней служебкой, является вынесение руководителем после принятия того или иного административного решения. Резолюция может быть поставлена непосредственно на подлиннике или же быть оформлена на отдельном листе. Она содержит сведения об исполнителях (фамилии, инициалы и должности), содержание поручения (при наличии), сроки исполнения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.

Вложенные документы:

Тест «Все о служебных записках».

1. Оформление служебной записки регламентируется:

• ГОСТом
• Локальным нормативным актом

2. Как называется служебная записка вышестоящему должностному лицу?

• Докладная
• Объяснительная
• Пояснительная

3. В содержание служебной записки не включают:

• Просьбы и предложения
• Распоряжения и приказы
• Выводы составителя о проблемной ситуации

4. Решение руководителя по вопросу, изложенному в служебке, называется:

• Резолюция
• Распоряжение

5. Какой порядок записей используется в журнале регистрации?

• Хронологический
• Алфавитный
• Произвольный

Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка . В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.

Это могут быть также , докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.

Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).

Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.

Служебные записки в зависимости о ее вида и характера написания должны храниться в определенное количество лет (сроки могут быть от 1 года, 3-х, 5-ти лет или же хранятся постоянно).

Требования к оформлению служебной записки

Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь :

1. указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
2. название адресата (конкретно кому направлен документ);
3. название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
4. номер регистрации служебной записки;
5. дату написания;
6. заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
7. сам текст;
8. дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);

При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:

• правильное указание всех реквизитов;
• строго придерживаться официального стиля написания;
• составлять документ в правильной последовательности;

Кто может написать служебную записку

Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении .

Электронный документооборот

Основные цели написания служебных записок это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т. д.

Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.

Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:

• автоматически присваивается номер документа (его карточка);
• все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
• для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
• экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;

Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.

В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.

Порядок рассмотрения служебной записки

После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату. Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д. В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).

Жестких требований со стороны законодательной базы нет к написанию служебных записок, но все же нужно указывать все пункты правильно (согласно общим требованиям документооборота).

Пример написания служебной записки

Директору ООО «Росток»
Самелюк Анатолию Петровичу
менеджера отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой Оксаны Ивановны
(можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)
от 25 декабря 2014 г.
№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)

Служебная записка

В связи с продлением командировки в г. Москва, согласно данных документа № 27 от 15.12.2014: длительности командировки должна была быть от 17 декабря 2014 года по 20 декабря 2014 года, но фактическая длительность командировки: с 17 декабря 2014 года по 23 декабря 2014 года, в связи с решением соответствующих организационных вопросов. Отчет о проделанной работе предоставлен руководителю отдела продаж ООО «Росток» Крамару Николаю Николаевичу.
Билеты об отправлении и прибытии прилагаются. Прошу выделить соответствующую сумму командировочных — в размере 10 тыс. руб.

25.12.2014
менеджер отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой О. И. (и личная подпись).

Если служебная записка занимает несколько листов А4, то каждый из них нумеруются.

Отступы

Оформляя служебную записку на бумажном носителе, нужно придерживаться следующих отступов:

• левый отступ (поле) - от 2,5 до 3,5 см (место подшивки документа);
• правый отступ - от 1,25 до 2,5 см;
• верхний отступ - не менее 2 см;
• нижний отступ - не менее 2 см;

Если рассматривать общие принципы написания служебной записки, то этот документ носит исключительно вспомогательный характер, конкретную информацию и тем самым инициирует определенное управленческое решение.

Носкова Елена

В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.