Как написать электронное письмо, чтобы его прочли. Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации

Прогресс, особенно в информационных технологиях и электронной коммуникации развивается быстрее, чем мы успеваем моргнуть. Поэтому рано или поздно в компании возникает необходимость оформить корпоративный стандарт по электронной переписке. Этому мало кто уделяет внимание в реалиях сегодняшнего дня. Но оформление электронного письма требует внимания, ведь это как минимум показатель отношения работников компании к адресатам, а значит – элемент имиджа.

Каждый день, включая выходные, мы получаем электронные письма. Самый главный совет для делопроизводителя или секретаря – это сразу, с первого рабочего дня четко разделить электронную переписку на личную и на корпоративную, то есть предназначенную для служебного использования.

Для оформления корпоративного электронного письма важно соблюсти два момента: во-первых, создать удобочитаемый адрес отправления и приема почты. В идеале он должен состоять из фамилии и имени своего владельца до знака «@», а после этого знака следует доменное имя сайта компании.

Во-вторых, создавая стилистику и норматив создания электронного письма, нужно думать, прежде всего, о том, насколько комфортно адресату будет его читать.Советуем в избегать слишком сложных и подробных, а также слишком развернутых предложений. Не стоит злоупотреблять деепричастными оборотами и прочими сложными конструкциями, отправляя что-то с корпоративной почты. Мысль должна быть однозначной, простой и понятной максимальному количеству респондентов.

Оформление электронного письма

В корпоративной почте не должно быть:

• яркого фона, картинок и прочей «радуги»;
• витиеватого начертания букв (нестандартные шрифты, слишком мелкие/крупные размеры шрифта, слишком яркие/бледные цвета);

Важно понимать, что переписка в электронной почте не равнозначна классической бумажной. Именно поэтому электронный текст желательно делить на абзацы, на блоки, создавать маркированные и нумерованные списки, обогащать текст активными ссылками и излагать свои мысли, по возможности, максимально коротко.

Оформление электронного письма может быть заложено изначально в бренд-бук компании, в ее фирменный стиль. Это – отдельные локальные нормативные документы, в которых перечисляются возможные шрифты, их размер и контрастность, цвета оформления, в том числе, и электронных сообщений.

Практический совет: не забывайте заполнять в электронном письме поле «тема». Проще будет его искать в поиске. Тема письма должна состоять от одного до 7 слов. Следует избегать слов: «вопрос», «срочно», «письмо», «руководителю». Пишите сразу суть в теме письма.

Регламентируем правила оформления электронного письма

Представленные ниже нехитрые правила помогут вам в написании правильного электронного письма. Все они - результат личного опыта по работе с десятками писем ежедневно.

Самое первое, что нужно сделать - это отделить рабочее пространство от личного, а именно создать два почтовых ящика (для работы и для личной переписки). В противном случае, как уже неоднократно доказано на практике, рано или поздно вы перепутаете адресатов, и поделитесь личной информацией с тем, кому она совершенно ни к чему.

Свою деловую почту следует проверять не реже двух раз в день. На практике очень часто бывают случаи, когда человек отправляет важное письмо, а в ответ «ничего», причем долгое время. Поэтому, если у вас есть свободное время, то постарайтесь ответить на все письма сразу. И людям приятно, и у вас не будет завала.

Письма, в которых адресат указан в поле «копия», не требуют ответа, они направлены просто для информирования. Если же адресат находится в поле «Кому», то письмо требует ответа.

При написании электронных писем всегда указывайте тему. Первоначальная непроизвольная оценка важности и значимости письма производится именно по ней, особенно если письмо пришло с адреса, который неизвестен получателю. Название темы формулируйте интересно, кратко, но содержательно. Воздержитесь от таких формулировок, как «СРОЧНО!», «письмо», «вопрос».

Текст электронного письма: как написать?

Любое письмо следует начинать с приветствия. Для деловой переписки наиболее предпочтительны следующие формулировки: «Здравствуйте, уважаемый господин Жужин» или, например, «Добрый день, уважаемая Инна Петровна». Заканчивать послание стоит словами «С уважением, …(указать свои данные)».

Если с адресатом вы не знакомы, то обязательно укажите, с какой целью вы к нему обращаетесь. Например, «…увидел ваше объявление о том-то, Вас интересует то-то, я могу Вам предложить…».

Не забывайте об экономии времени - как своего, так и чужого. Общайтесь через электронное письмо кратко, но на поставленные вопросы отвечайте в полном объеме. Используя цитаты, делайте это разумно, сокращайте слишком длинные предложения, выделяя только суть. Если вы приводите цитату в полном объеме, то свой текст располагайте в самом начале письма.

Избегайте ведения текста сплошной стеной. Формируйте по смыслу абзацы и отделяйте их пустой строкой, так информация будет лучше восприниматься.

Не рекомендуется вставлять в текст письма какие-либо мелкие подробности, используйте для этого прикрепленные файлы или ссылки на необходимые материалы в комментариях к тексту. В случае если к письму вы прикрепляете заархивированные файлы rar или zip, то предупреждайте адресата, чтобы это не было воспринято как вирусная атака.

Наличие подписи в электронном письме так же обязательно, как и в обычном. Правда занимает она несколько больше места, необходимо указывать свои личные данные (имя и фамилия, отчество по желанию). Кроме того можно написать должность на которой вы работаете, официальный сайт и название компании, телефон, адрес электронной почты и иные способы связи, если они есть (в частности факс).

Например, вот такой образец электронной подписи:

С уважением,

Елена Клеткова

kontakt @pochta.ru

http://adres_saita.ru

Окончательная проверка электронного письма

Всегда тщательно проверяйте письмо перед тем, как его отправить, чем оно важнее, тем больше уделите времени на проверку пунктуационных и орфографических ошибок, опечаток в тексте, неточностей, а также на логичность и последовательность всего текста в целом.

Не забывайте о том, что начало предложения и имена собственные идут с прописных букв. Обязательно ставьте пробелы после точек и между словами. Выделение слов заглавными буквами считается дурным тоном, не стоит таким образом привлекать внимание к чему-либо и использовать это как средство достижения выразительности.

Прежде чем начинать работу над написанием электронного письма, хорошо подумайте, может, будет достаточно телефонного звонка в нужную организацию, и это значительно сэкономит время, причем не только ваше.

То вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

• Деловое предложение
• Деловой запрос
• Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах как ICQ и Skype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

Дружеское обращение

Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!

При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.

Пример электронного письма

Эффективность электронной деловой переписки во многом зависит от правильно выбранной темы. Пробежавшись по перечню присланных сообщений, письмо без темы получатель, вероятно, оставит на самый конец рабочего дня, отдав предпочтение более важным заглавиям.

Тема в формате «от Александра», «для Виталия» и прочие абстрактные заголовки уместны только в том случае, если получатель ждет письма и в недавнем разговоре проинформирован о скором направлении важных сведений. Для всех остальных случаев такие темы являются неудачными. В них не отражена причина обращения, суть письма и важность.

Удачной темой считается четко сформулированное предложение из 2-4 слов. Например: «Проект доклада на согласование», «Коммерческое предложение от ООО «Бизнес-Трейд», «По вопросу поставки шифера», «Шифер. Предложение на рассмотрение».

Несмотря на цели обращения, автор письма должен с осторожностью относиться к привлечению внимания. Так, пометки «Срочно!», «Директору лично», «Важно!» следует указывать в теме письма только в тех случаях, когда сообщение действительно имеет крайнюю степень значимости, причем, не только для отправителя, но и для получателя. Если каждое письмо от одного и того же контактного лица будет сопровождаться неоправданными знаками внимания, получатель перестанет на них реагировать, а в крайнем случае – отправит в черный список или выведет переадресацию на подчиненных.

Обращение

Электронное письмо должно начинаться с обращения. Крайне важно использовать ФИО получателя и писать их без ошибок. Внимательный адресат, заметивший орфографическую ошибку в своем имени, наверняка потеряет доверие к автору обращения и интерес к продолжению диалога.

Чтобы этого не произошло, даже при массовой рассылке не стоит пренебрегать вычиткой текста сопроводительного письма перед отсылкой. Ошибки чаще всего могут скрываться в падежных окончаниях при обращении, написании сложных фамилий. Вне зависимости от статуса получателя, корректнее обращаться по имени и отчеству, если они не известны, то допустимо использовать традиционно нейтральные конструкции: «Добрый день», «Здравствуйте». Если автор и получатель письма живут в разных часовых поясах, допускается обращение: «Доброго времени суток», «Доброго часа».

Ценить свое и чужое время

Электронное письмо должно быть кратким, ясным и лишенным утяжеляющих и ненужных подробностей. Это качество особенно важно в тех случаях, когда электронная переписка служит началом делового сотрудничества, а не его продолжением.

В первом абзаце обращения автор должен представиться, если ранее переписка не велась или была продолжительное время назад прервана. Оптимальной конструкцией для этого служит традиционная фраза: «Вас беспокоит сотрудник компании «Бизнес-Трейд» Василий Кузнецов. Я хотел бы продолжить наш разговор о рассмотрении предложения по поставке швеллера».

Все законченные мысли в предложении следует логично разбивать на абзацы, вводить списки, уместно использовать полужирное выделение и подчеркивание, что улучшает восприятие читателя информации и сокращает время на погружение в тему. Как правило, электронное письмо редко когда состоит из более 3-5-ти абзацев.

Заключительная конструкция

Электронные письма разумно завершать деловым прощанием в стиле: «С наилучшими пожеланиями, …», «С уважением к Вам, …» и пр. А вот с такими прощальными словами, как «Всегда Ваш, …», следует быть максимально аккуратными, поскольку неформальный тон и избыточное сближение может быть неоднозначно воспринято получателем.

Подпись следует сопроводить контактными данными. Важно указывать телефоны, факс, официальный сайт представляемой организации, а также резервный адрес электронной почты, потому что контактный адрес получатель видит в самом письме.

Мысли, появившиеся в процессе подготовки документа, не стоит оформлять постскриптумом. Как известно, такое выражение запоздалых идей для письма уместно лишь в личной переписке. Да и электронный набор текста позволяет видоизменять текстовое содержание обращения в любой момент. Использование в письме P.S. может быть негативно воспринято получателем, которому не без оснований может показаться, что адресант пожалел времени на гармоничное включение дополнительных сведений в письмо и решил ограничиться припиской на скорую руку.